የኢትዮጵያ ፌዴራላዊ ዴሞክራሲያዊ ሪፐብሊክየፌዴሬሽን ምክር ቤት

  

,

                                                                                  

 መግቢያ

የኢፌዴሪ የፌዴሬሽን ምክር ቤት በሕገ መንግሥቱ የተሠጡትን ኃላፊነቶች ለመወጣት በርካታ ተግባራትን በስልታዊ (ስትራቴጂክ) ዕቅድ በመመራት ሲፈፅም ቆይቷል፡፡ 

ምክር ቤቱ በዚህ ሂደት ውስጥ ከጊዜ ወደጊዜ የተሻሻሉ ውጤቶችን ማስመዝገብ የቻለ ቢሆንም  ሁሉንም ኃላፊነቱን በብቃት በመወጣት የላቀ ውጤት ለማስመዝገብ የመሠረታዊ የአሠራር ሂደት ለውጥ ጥናት አጠናቅቆ የሙከራ ትግበራ ያደረገ ቢሆንም ወደ ሙሉ ትግበራ ለመግባት ዝግጅቱን ሁሉ አጠናቅቋል፡፡ 

በምክር ቤቱም ሆነ በጽ/ቤቱ ዋነኛ የአፈፃፀም እጥረት/ክፍተት ሆኖ የሚስተዋለው የስልታዊ (ስትራቴጂያዊ) ሥራ አመራር መጓደል ወይም በተሟላ ሁኔታ አለመተግበር ነው፡፡ የስትራቴጂክ ሥራ አመራር ስርዓት ማስፈኛ አንዱ መንገድ የጠራ የተቋም ዓላማና ተልዕኮን ለማስፈጸም የሚያግዝ የተቋም ስትራቴጂክ ዕቅድ እንዲኖር ማድረግ እና ይህም ተፈጻሚ ሆኖ ውጤት መገኘቱን ማረጋገጥ ነው፡፡ 

ምክር ቤቱን እና ጽ/ቤቱን በዕቅድና በውጤታማነት ከመምራት አኳያ የተቋሙን ስትራቴጂክ ዕቅድና ዓመታዊ ዕቅድ በማጽደቅ እንዲሁም አፈፃፀሙን በመከታተልና  በመገምገም ተግባራት የግብ ስኬትን በማስመዝገብ እንዲከናወኑ በርካታ ጥረቶች ሲደረጉ  ቆይቷል፡፡ የመጀመሪያው ስልታዊ ዕቅድ ሲዘጋጅ (ከ1998 – 2002 የበጀት ዓመት ተግባራዊ የተደረገው) ተቋሙ የረጅም ጊዜ እይታ ያለው ዓላማን ለማሳካት የሚያስችል ስትራቴጂክ ዕቅድ እንዲቀርጽ የዕቅድ ዝግጅት ስልጠናዎች፣ የእቅድ ይዘት የመነሻ ሃሳቦች፣ በግምገማና በማጽደቅ ሂደትም የማስተካከያ ሃሳቦች እንዲካተቱ በማድረግ ዕቅዱ ነባራዊ ሁኔታዎችን ያገናዘበና ለውጤት የሚያበቃ እንዲሆን  ተደርጓል፡፡  በጽ/ቤቱ በኩል የአፈፃፀም ሪፖርት አቀራረብ መመሪያ በማዘጋጀት፣  በየወቅቱ አፈፃፀምን በመከታተል፣  በመገምገምና ግብረመልስ በመስጠት የማስተካከያ እርምጃዎች እንዲወሰዱ በማድረግ በኩል እጥረቶች ቢኖሩም ወጥ በሆነ መልኩም ባይሆን የክትትልና የግምገማ ስርዓቱ ሲከናወን ቆይቷል፡፡  ሆኖም የስትራቴጂክ ዕቅድ ዝግጅት ሂደት አንድ ወጥ ባለመሆኑ የመጀመሪያው ስትራቴጂክ ዕቅድ ሰነድ ጥራትና ይዘት የሚደረገውም የአፈፃፀም ክትትልና ድጋፍ የተቋም ተልዕኮንና ዓላማን  ሙሉ ለሙሉ ለማሳካት በሚያስችል መልኩ ተግባራዊ አለመደረጉ ሁለተኛውን ስትራቴጂክ ዕቅድ ለመቅረጽ በተደረገ ግምገማ ግንዛቤ ተወስዷል፡፡

የመስኩ ምሁራን እንደሚያስቀምጡት ስትራቴጂክ ዕቅድ በዋነኛነት የተቋም መሪዎችና ባለድርሻ አካላት (Stakeholders) ለወደፊቱ የት መድረስ እንደሚፈልጉና እንዴት መድረስ እንደሚችሉ ከበርካታ አማራጮች መካከል የተሻለውን ለመምረጥና ለመወሰን የሚያስችላቸው ዘዴ ነው፡፡  በመሆኑም ለሁለተኛ ጊዜ ለሚዘጋጀው የምክር ቤቱ ስትራቴጂክና ዝርዝር የአፈፃፀም ዕቅድ ዝግጅት፣ ክትትልና ግምገማ የሚመራበት "የስትራቴጂክ ዕቅድ ዝግጅት እና የአተገባበር ክትትል መመሪያ" ማዘጋጀት አስፈልጓል

ይህ ሰነድ የተለያዩ የጽሁፍ ምንጮችን በመፈተሽና በተለይም “Arizona’s Strategic Planning Model”ን መሠረት በማድረግ ተዘጋጅቷል፡፡

መመሪያው በስምንት ክፍሎች የተከፈለ ነው፡፡ የመጀመሪያውና ሁለተኛው ክፍል አጠቃላይ ጉዳዮችን እና የጽንሰ ሀሳብ መግለጫዎችን የያዘ ሲሆን፣ ሦስተኛው ክፍል ተቋሙ የት እንዳለ እራሱን የሚቃኝበትና በዝርዝር የሚያይበት ነው፡፡ በክፍል አራትና አምስት ተቋሙ የት መድረስ እንደሚፈልግና አፈፃፀሙን እንዴት እንደሚለካ የሚዳስስ ሲሆን፣ በክፍል ስድስት እና ሰባት የአፈፃፀም መርሀ-ግብር ዝግጅት በምን መንገድና አግባብ መከናወን እንዳለበት፣ ትኩረት የሚሰጣቸው ጉዳዮች እንዴት እንደሚለዩ፣ የአፈጻጸም መለኪያዎች  ክትትል፤ የሪፖርት አቀራረብ እና  ስትራቴጂክ ዕቅድን የጋራ ሰነድ  ለማድረግ የሚያስችሉ የማስተዋወቂያ ዘዴዎችን ለማሳየት ተሞክሯል፡፡ በመጨረሻም በስትራተጂክ ዕቅድ ዝግጅት  ወቅት ዕቅዱ የተሟላ መሆኑን ለመፈተሽና ለማረጋገጥ የሚያስችሉ ቅፆች በአባሪ ተያይዘዋል፡፡ 

ክፍል አንድ

ጠቅላላ

1. የመመሪያው ዓላማ፣ የተፈፃሚነት ወሰንና የማስፈጸም ኃላፊነት

1.1. ዓላማ

ይህ የስትራቴጂክ ዕቅድ አዘገጃጀት መመሪያ የምክር ቤቱን ስትራቴጂክ ዕቅድና ዝርዝር የአፈፃፀም ዕቅድ ዝግጅት፣ ክትትልና ግምገማ ሥራ የሚመራበትን  ሥርዓት በማስቀመጥ ግልጽ፣ ወጥና ቀጣይነት ያለው አሠራር እንዲሰፍን የማስቻል አጠቃላይ ዓላማ ያለው ሲሆን፣ ዝርዝር ዓላማዎቹም፡-

• ወጥ የሆነ የስትራቴጂክ ዕቅድ እና/ወይም ዝርዝር የአፈፃፀም የዕቅድ ዝግጀት ክትትልና ግምገማ የሚመራበት የአሠራር ሥርዓት ለመዘርጋት፣

• በየደረጃው ሥራን በውጤት ለመምራትና ተጠያቂነትን ለማስፈን፣

• የዕቅድ/አፈፃፀም ግምገማ የተቀመጡ ግቦች መሣካታቸውን በሚያረጋግጡ መመዘኛዎች (Performance measures) መሠረት መካሄዱን ለማረጋገጥ፣

• በየደረጃው ያለው አመራርና ሠራተኛ ስለሚጠበቀው ውጤት፣ ስለመለኪያዎቹና ኃላፊነቱ በሚገባ ግንዛቤ ጨብጦ ለጋራ ዓላማ እንዲንቀሳቀስ ለማስቻል፤

1.2. የተፈፃሚነት ወሰን

ይህ መመሪያ በምክር ቤቱ፣ በጽ/ቤቱ እና ጽ/ቤቱ በሚያካሂዳቸው ፕሮጀክቶች ላይ ተፈፃሚ ይሆናል ፡፡

1.3. የማስፈጸም ኃላፊነት

የዚህን መመሪያ አፈፃፀም የመከታተልና የመገምገም ኃላፊነት በምክር ቤቱ/ በጽ/ቤቱ  የሚገኙ ከስራው ጋር አግባብ ያላቸው የሥራ መሪዎች ሆኖ በዋናነት የምክር ቤቱ የበላይ አመራር ይሆናል፡፡

1.4. ትርጓሜ

በዚህ መመሪያ ፡-

1. ስትራተጂክ ዕቅድ (Strategic Plan)፡- በምክር ቤቱ ደረጃ የሚዘጋጅ የ5 ዓመት የጊዜ     ሽፋን ያለው የዕቅድ ሰነድ ነው፡፡

2. ዝርዝር ዕቅድ (Operational Plan)፡- ስትራቴጂክ ዕቅድን መሠረት በማድረግ በአንድ የበጀት ዓመት ውስጥ የሚከናወኑ ፕሮግራሞች፣ ፕሮጀክቶችና ዝርዝር ተግባራት የሚፈጸሙበትን የሚገልጽ የዕቅድ ሰነድ ነው፡፡  

3. ዓላማ (Goal)፡- ዕቅዱ እንዲያሣካው የታሠበውን ውጤት (desired end result) የሚያሳይ/የሚገልፅ ነው፡፡

4. ግብ (Objective)፡- ከዓላማው የተወሠደና በአጭር ጊዜ የሚደረስበት ውጤት ነው፡፡ 

5. ንዑስ ግብ (target)፡- የግብ አነስተኛው የውጤት መገለጫ ነው፡፡

6. ተግባራት(Activities)፡- የሚፈለገውን ውጤት ለማስገኘት የሚያበቁ ሥራዎችን እና የተግባራቱን የክንውን የጊዜ ሠሌዳ የሚገልፅ ነው፡፡

7. ግብዓት (Input)፡- አንድ ፕሮግራም ወይም ፕሮጀክት የታለመለትን ውጤት ለማስመዝገብ እንዲችል ጥቅም ላይ የሚውል የፋይናንስ፣ የሰው ኃይልና የፊዚካል ሀብት ነው፡፡

8. ውጤት (Output)፡- የፕሮግራም ወይም የፕሮጀክቱን ዓላማዎች ለማሳካት ተገቢውን ግብዓት በመጠቀም የሚከናወኑ ተግባራት ሲጠናቀቁ ወዲያውኑ የሚገኙ ውጤቶች ማለት ነው፡፡ 

9. ስኬት (Outcome)፡- ከአንድ ፕሮጀክት/ፕሮግራም ክንውን በአጭርና በመካከለኛ ጊዜ የሚገኝ ወይም ሊገኝ የተወጠነ ለውጥ ነው፡፡ 

10. ፋይዳ (Impact)፡- ከስኬት ባሻገር የሚገኝ በረዥም ጊዜ እውን የሚሆን  ለውጥ ነው፡፡ 

11. ክትትል (Monitoring)፡- ሥራዎች በተቀመጠው መርሃ-ግብር መሠረት እየተፈፀሙ መሆናቸውን በመደበኛነት በአካል፣ መረጃ በመሰብሰብና በመተንተን ክትትል የሚደረግበትና ግብረ መልስ የሚሰጥበት አሠራር ነው::

12. ግምገማ (Evaluation):- በየዕቅዱ ዘመን ሩብ ዓመታት እና በዓመቱ ማብቂያ ላይ የተከናወኑ ተግባራትን፤ በጥቅም ላይ የዋሉ ሀብቶችን፤ የተገኙ ውጤቶችና ስኬቶችን፤ ወዘተ ያካተቱ ተጨባጭ ሀቆችንና እና በቀጣይ የተሻለ አፈፃፀም እንዲኖር የሚያግዙ አካሄዶችንና አሠራሮችን የሚጠቁም ትንተና ነው፡፡

ክፍል ሁለት

2.  የፅንሰ ሃሳብ መግለጫ

2.1. የዕቅድ፣ ክትትልና ግምገማ ማዕቀፍ 

ዕቅድ፣ ክትትልና ግምገማ የአንድ ተቋም አመራር ዋናና መነሻ ተግባር ሲሆን በዋነኛነት ሶስት ተያያዥነትና ተከታታይነት ያላቸውን የማቀድ፣ የመከታተልና የመገምገም ተግባራን የያዘ ነው፡፡

ዕቅድ አንድ ዓላማን ለማሳካት ካሉት አማራጮች ውስጥ የተሻለውን መምረጥ የሚያስችል የተቀናጀ ስልት ነው። ዕቅድ አንድ ተቋም ወደፊት ሊያሳካ ያሰበውን ወይም እንዲሳካ የሚጠበቅበትን ዓላማ (Desired Goals) እንዲሁም እነዚህን ዓላማዎች ለማሳካት የሚከተላቸውን ሂደቶች በዝርዝር የሚያሳይ ነው፡፡ የዕቅድ ዋና ጉዳይ የሚሆነው በሚፈለገው ውጤት/ግብ እና በመካከል መከናወን ባለባቸው ተግባራት መካከል ተገቢውን ግንኙነት መፍጠር ነው፡፡ 

በዚሁ መሠረት የማቀ­ ተግባር፡- 

• የፖሊሲና የስትራቴጂ አቅጣጫዎችን በሚገባ የመረዳት፣

• ችግሮችን መለየትና ለተለዩት ችግሮች መፍትሄ የማስቀመጥ፣

• አስተማማኝ የሆኑ የውጤት ማግኛ ዘዴዎችን በመለየት መገምገምና መምረጥ፣

• ለውጤት የሚያበቁ ተግባራት ለይቶ በቅደም ተከተል ማስቀመጥ፣

• ስራዎችን ለመስራት የሚያስፈልገውን የሰው ኃይል፣ የመገልገያ መሳሪያ እና የገንዘብ ግብዓት በዓይነትና በመጠን መለየት እና

• የክንውን ወይም የአፈፃፀም ስራዎች ለማስተባበር፣ ለመቆጣጠርና ለመገምገም የሚያስፈልጉ አሰራሮችን መዘርጋትን

የሚያጠቃልል ሂደት ነው፡፡

 2.2. ስትራቴጂያዊ ሥራ አመራር 

ስትራተጂያዊ ሥራ አመራር ማለት አንድ ተቋም ወደፊት ለማሳካት ወዳለማቸው ግቦች የማድረስ ሂደት ነው፡፡ ስትራተጂክ ሥራ አመራር የተቋምን ስትራቴጂክ ዕቅድ ቀጣይነት ካለው መሻሻል፣ ከጥረቶች፣ ከበጀት፣ ከግብዓት፣ ከአፈፃፀም ግምገማና ክትትል እና  ከሪፖርት ማቅረብ ጋር ያስተሳስራል፡፡ የስትራተጂያዊ ሥራ አመራር ዑደት በሚከተለው ምስል ይገለጻል፡፡ 

ስትራቴጂያዊ ሥራ አመራር ዑደት (Strategic Management Cycle)

 

   

      ው ጤ ት

ማስታወሻ፡- ይህ ምስል በጉዳዮቹ መካከል ያለውን መስተጋብር ለማሳየት ሲሆን ሂደቱ በተግባር ተከታታይ ላይሆን ይችላል፡፡ 

ከላይ በስዕሉ  እንደሚታየው ስትራተጂክ ሥራ አመራር  የሀብት  ፍላጎት እቅድ፣ በጀት፣ ትግበራ፣ ክትትልና ሪፖርት እና  ግምገማን ይይዛል፡፡  

የሀብት ፍላጎት ዕቅድ፡-  የሰው ኃይል፣ ካፒታልና የመረጃ ስርዓትን ያካትታል፡፡ የሀብት ዕቅድ የስትራቴጂክ ዕቅድ ወሳኝ ጉዳይ ነው፡፡  በሀብት ዕቅድ ከሚካተቱት አንዱ የመረጃ ሀብት ስትራቴጂክ ዕቅድ በሚዘጋጅበት ወቅት ታሳቢ ሊደረግና ሊካተት ይገባል፡፡ የመረጃ ኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ ዕቅድ ከፖሊሲ፣ ከመመሪያ፣ ከስትራቴጂክ ዕቅድ እና ከተቋም ኘሮግራም እና/ወይም ንዑስ ኘሮግራም ጋር የሚስማማና እነርሱን የሚደግፍ መሆን ይኖርበታል፡፡

  

የሀብት ምደባ (በጀት)፡- ዕቅድን  ተግባራዊ ለማድረግ የሚያስችሉ   ግብዓቶችን  ለማሟላት የሚያስፈልግ በመሆኑ  በስትራቴጂክ ዕቅድ ዝግጅት ትኩረት ከሚሰጣቸው ጉዳዮች አንዱ ነው፡፡ የበጀት ምደባ ከስትራቴጂክ አስተሳሰብ ውጭ ከሆነ  የወደፊቱ የተቋም እድገት  አቅጣጫ  ላይ ተጽእኖ ያደርጋል፡፡  ስትራቴጂክ ዕቅድ የበጀት አመዳደብን ይወስናል፡፡ የበላይ አመራሩ በየጊዜው ሥራውን እየገመገመ ቅድሚያ ትኩረት ለሚሰጣቸው ስራዎች  የመደበኛ እና የካፒታል በጀትን  እንደገና ለመደልደል ይችላል፡፡

ክትትልና ሪፖርት (Monitoring& Reporting) ፡- የስትራቴጂክ ሥራ አመራር ግቦችን መሳካት የምንከታተልበት ሥርዓት ነው፡፡ ተቋሟት ቀጣይነት ያለው መረጃ በመሰብሰብና በመከታተል ቢያንስ ዓመታዊ ሪፖርት ማቅረብ ይጠበቅባቸዋል፡፡ በሪፖርት የሚቀርቡት የአፈፃፀም መረጃዎች የተቋምን ዓላማ ስኬት መገምገም ከማስቻሉም በላይ አስፈላጊ የሆኑ የማስተካከያ እርምጃዎች መውሰድ ያስችላል፡፡

ግምገማ፡- የዕቅድ ክንውን  ዓላማን ከማሳካት አኳያ ከተገመገመ በኋላ መረጃዎቹ ለሚቀጥለው ስትራቴጂክ ዕቅድ መነሻ ይሆናሉ፡፡ ተቋም እስካለ ድረስ የዕቅድ ሂደት ቀጣይ በመሆኑ   በአፈጻጸም ሪፖርት  የተሰባሰቡት መረጃዎች  እና በግምገማ የተገኙት የማስተካከከያ ሃሳቦች ለሚቀጥለው ስትራቴጂክ ዕቅድ ይጠቅማሉ፡፡

2.3.  ስትራቴጂክ እቅድ 

ስትራቴጂክ ዕቅድ በማንኛውም ተቋም ዓላማንና ተልዕኮን ለማስፈፀም የሚያግዝ ዋነኛ የሥራ አመራር መሣሪያ (Strategic Tool) ነው፡፡ ስትራቴጂክ ዕቅድ በዋነኛነት የተቋም መሪዎችና ባለድርሻ አካላት (Stakeholders) ለወደፊት የት መድረስ እንደሚፈልጉና እንዴት መድረስ አንደሚችሉ ከበርካታ አማራጮች መካከል የተሻላን ለመምረጥና ለመወሰን የሚያስችላቸው ሂደት ነው፡፡  ስትራቴጀክ ዕቅድ በአብዛኛው የመካከለኛ ጊዜ ሽፋን (ከ3-5 ዓመት) ያለው ሲሆን፣ ዋነኛ መለያው ግን የጊዜ ሽፋኑ ብቻ ሳይሆን የተቋሙን የወደፊት አቅጣጫና ስትራቴጂ የሚወሰንበት ሰነድ ነው፡፡ 

የስትራቴጂክ ዕቅድ የሥራ አመራርን፣ ሠራተኛን እና የጋራ ራዕይ፣ ተልዕኮና ዕሴቶችን በማካተት በዕቅድ ዝግጅትና ትግበራ የሚያሳትፍ መሆኑ፣ የረጅም ጊዜ ማዕቀፍና አቅጣጫ ከማስቀመጥ እስከ ትግበራ ያካተተ በመሆኑ፣ ውሱን ሀብትን ቅድሚያ ትኩረት ለሚሹ ተግባራት በመደልደል በአግባቡ ጥቅም ላይ ለማዋል ማስቻሉ፣ ችግሮችን አስቀድሞ በመለየት ተስማሚ የመፍትሄ አቅጣጫዎች ማስቀመጡ በዋናነት የሚጠቅሱ የስትራቴጂክ ዕቅድ መሠረታዊ ባህሪያት ናቸው፡፡

የስትራቴጂ ዕቅድ ዝግጅት ሂደት የተቋም ተልዕኮን፣ ዓላማዎችን (Goals) እና የአፈጻጸም መለኪያዎችን በማስቀመጥ የደንበኞች፣ የባለድርሻ አካላት፣ ውሳኔ ሰጪና ፖሊሲ አመንጪዎች ፍላጐት በተገቢው ሊያስተናገድና ሊመልስ ይገባል፡፡ 

የአንድ ተቋም ስትራቴጂክ ዕቅድ ዝግጅት ሂደት የሚከተሉትን  መሰረታዊ ጥያቄዎች ምላሽ ሊሰጥ ይገባል፡፡ 

• የት ነው ያለነው? (Where are we now?)

• የት መድረስ እንፈልጋለን? (Where do we want to be?)

• እንዴት ወደታለመለት ግብ ላይ እንደርሳለን?  (How do we get there?)

• የአፈጻጸም ደረጃችንን እንዴት እንለካለን? (How do we measure our progress?)

• የእቅድ አፈጻጸም እርምጃችንን  አቅጣጫ እንዴት ማስያዝ ይቻላል? (How do we Track our progress?)

የስትራቴጂክ ዕቅድ በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ ትርጉም ያለው ዉጤት ለማሳካት ተፅዕኖ የሚያሳድሩ የውስጥና የውጭ  ሁኔታዎችን  በመፈተሽ የሚተገበሩ ግቦችን ለመጣልና አስፈላጊውን የማሳኪያ ሀብት ለመመደብ የሚያስችል መሳሪያ ነው፡፡

የስትራቴጂክ ዕቅድ ዝግጅት ሂደት ዋንኛ ባለቤት የተቋሙ ከፍተኛ አመራር ቢሆንም በተቋሙ የሚሰጡ አገልግሎቶችንና የአገልግሎቱ ተጠቃሚ ደንበኞችን በቀጥታና በይበልጥ የሚያውቁ የሥራ ሃላፊዎች እና ሠራተኞችን አስተያየት በግብዓትነት የሚጠቀም በመሆኑ ስትራቴጂክ ዕቅድ የቡድን ጥረትን  ይጠይቃል፡፡

ክፍል ሶስት

3. የት ነው አሁን ያለነው?

አንድ ተቋም ወደፊት የት እንደሚደርስ ለማሳየት ከመጣሩ በፊት የት እንዳለ ማወቅ አለበት፡፡ በተቋሙ ውስጥ እና ከተቋሙ ውጪ ያሉ ተፅዕኖ የሚያሳድሩ ሁኔታዎችን በመፈተሽ መጀመሪያ የት እንዳለን መልስ ለማግኘት የምንጠቀመው ስልት የውስጥ/የውጭ ቅኝት (internal/external assessment) ማድረግ ነው፡፡

የውስጥ/የውጭ ቅኝት የተቋምን የውስጥ ጥንካሬዎችና ድክመቶች እንዲሁም የውጭ መልካም አጋጣሚዎች ወይም ዕድሎችና ስጋቶች (threats) የሚያካትት ነው፡፡ በቅኝቱ ወቅት የሚገኙ መረጃዎች የውስጥና የውጭ ተገልጋዮችና ባለድርሻ አካላትን ፍላጎቶች እና ስትራቴጂያዊ ጉዳዮችን ለመለየት ይረዳሉ፡፡

3.1. የውስጥና የውጭ ቅኝት 

3.1.1. የውስጥ ቅኝት ማካሄድ

• የውስጥ ቅኝት የድርጅቱን ጥንካሬዎች፣ ተነፃፃሪ ተወዳዳሪነት፣ አፈፃፀም፣ ችግሮች፣ ያልተጠቀመባቸው አቅሞችና  ድክመቶች በመገምገም ግልፅ ግንዛቤ መያዝን  ይጠይቃል፡፡ 

• የውስጥ ቅኝት አንድ ተቋም እንዴት ሲሠራ የቆየ እንደነበረ የሚያሣይ ነው፡፡ ስለዚህ የሚከተሉት ጥያቄዎች የተቋሙን አሠራር ለመፈተሽ ይጠቅማሉ፡፡

ሀ. ተቋሙ እስከአሁን የት እንደነበር /Where has the organization been? /

• የውስጥና የውጭ ደንበኞችን ፍላጐት ምን ያህል ማርካት ተችሎ እንደነበር፣

• የአገልግሎቶች ጥራት ምን ደረጃ ላይ እንደነበር?

• በተቋሙ ውስጥ የተለወጠ ነገር ስለመኖሩ፣ ተቋሙ እንደገና ስለመደራጀቱ፣ መሻሻሎች ስለመታየታቸው፣ ተቋሙ ባለበት እየሄደ፣ ለውጥ እያሳየ/ እያደገ ወይስ እየወረደ ስለመሆኑና ምክንያቶቹ፣ 

• የተፈፀመ/የተሳካ  እና ሳይሳካ የቀረ ጉዳይ ምን እንደነበር፣

የዚህ ሂደት ጥቅሙ አንድ ተቋም ተልዕኮውን በምን ደረጃና ሁኔታ ሲፈፅም እንደቆየ በግልፅ ማሣየት ነው፡፡

ለ. ተቋሙ አሁን የት ላይ ነው ያለው /Where is the organization now? /

• ያሉትን የትኩረት አቅጣጫዎችና ዕቅዶች ተገቢነትና ሕጋዊነት ማጤን፣

• የተቀመጡ አቅጣጫዎችና ዕቅዶች እርስበርስ የሚጣጣሙና ተልዕኮውን ለማሣካት የሚረዱ መሆን አለመሆናቸውን ማጤን፣

• የእስካሁን ዕቅድና ጥረት ውጤቶች ምንነት፣ የአፈፃፀም ወይም የተወዳዳሪነት ደረጃ መሻሻል ወይም መውረድና ሥረ-ምክንያታቸው፣

• በአሁኑ ወቅት የድርጅቱን አፈፃፀም መለካት የሚያስችሉ መለኪያዎች ስለመኖራቸው፣ 

• ብሔሮች፣ ብሔረሰቦችና ሕዝቦች እና ሌሎች ባለድርሻ አካላት በወቅቱ የተቋሙ አፈፃፀምና ውጤታማነት ላይ ያላቸው አስተያየትና የባለጉዳዮች ፍላጎቶች በተቋሙ የተሟላበት ደረጃ፣

• የተቋሙን አገልግሎት ጥራትና ወጪ ከሌሎች የተሻሉ ድርጅቶች ጋር ለማወዳደር የሚያስችል የላቀ ተሞክሮ (ቤንችማርክ) መረጃ መኖሩንና  በታወቁ የደረጃ መለኪያ መስፈርቶች (ስታንዳርዶች) ተነፃፅሮ ሲታይ ተቋሙ የት እንዳለ፣

• የአገልግሎት አሰጣጥ ጥራት እና ሌሎች የሥራ አመራር ጥረቶች እንዴት እንደተቀናጁ፣

• በመጨረሻ ሊሻሻሉ የሚችሉ ሂደቶች፣ አገልግሎት አሰጣጥና ሌሎች ተዛማጅ ጉዳዮች ምን እንደሆኑ፣

ሐ. ጥንካሬዎችና ድክመቶች ምንድናቸው /What are the strengths and weaknesses/

ጥንካሬ እና ድክመትን ለመዳሰስ ለሚከተሉት የተሟላ ምላሽ መስጠት ያስፈልጋል፡፡

• ተቋሙ ካለበት ለመሻሻል በራሱ አቅም ምን ማድረግ ይችላል፣

• ምን ጥንካሬዎች አሉ፣ እንዴትስ የበለጠ ሊጠናከሩ ይችላሉ፣

• የተቋሙ መሠረታዊ ደካማ ጐኖች ምንድናቸው፣ እንዴትስ ሊቀረፉ ይችላሉ፣ 

• የተገልጋዮችን ፍላጐት ከማሳካት የሚያቅቡ ጉዳዮች ምንድናቸው፣

• የተገልጋዮችን ፍላጎቶች በምን ሁኔታና ምክንያት እየተለወጡ ነው፣ አወንታዊና አሉታዊ ለውጥን የሚያፋጥኑ የሚያግዙ ምን አጋጣሚዎች አሉ፣ ድርጅቱ እነዚህን ለውጦች ተገንዝቦ ሥራ እየሠራ ነበርን፣

3.1.2. የውጭ ቅኝት ማካሄድ 

የውጭ ቅኝት ከተቋሙ ውጪ በሆነው በአካባቢ ያሉ መልካም አጋጣሚዎች ወይም ዕድሎችንና ስጋቶች የሚለይ እና ለወደፊት የሚመጡ ለውጦችን ከወዲሁ የሚያመለክት ነው፡፡ የውጭ ቅኝት ማካሄድ ለስልታዊ (ስትራቴጂክ) ዕቅድ ዝግጅት ሂደት እና ለፖሊሲ ማመንጨት ጉልህ ሚና አለው፡፡ የውጭ ቅኝት በአንድ ተቋም የወደፊት አፈፃፀም ላይ መሠረታዊ (significant) ተጽዕኖ የሚያሳድሩ ውጫዊ ጉዳዮች ወይም ኃይሎች (forces) የሚተነተንበት ነው፡፡  የሚከተሉት ጥያቄዎች የውጭ ቅኝትን ለማካሄድ ይጠቅማሉ፡፡

ሀ/ የወቅቱ የውጭ ከባቢ ምን ይመስላል? 

• የወቅቱ የመንግሥት ፖሊሲ ምን ይመስላል፣

• ከወቅቱ የውጭ ከባቢ ሁኔታዎች (Elements) የትኞቹ ከተቋሙ ጋር ተያያዥ ናቸው፣ እንዴትስ ተያያዥ ሆኑ፣ ተያያዥነታቸው በምን ይገለፃል፣

• ተያያዥነት ካላቸው መካከል የትኞቹ ሁኔታዎች ወሳኝነት አላቸው፣ የትኞቹ ለአፈፃፀሙ መሻሻል የተመቹ ናቸውን፣ የትኞቹስ አፈፃፀሙን የሚጎዱ/የሚያቅቡ ናቸው፣

• የወቅቱ ዋና ጉዳዮች ወይም ችግሮች ምንድናቸው፣ የትኞቹ ጉዳዮችና ችግሮች ሀገራዊ፣ አህጉራዊ፣ ዓለም አቀፍ ባህሪይ ያላቸው ናቸው፣ እነዚህን ጉዳዮችና ችግሮች መዳሠስ ለድርጅቱ ምን ይጠቅማል፣

የውጫዊ ከባቢ ቅኝት በተቋሙ ተልዕኮ ላይ ተጽእኖ ሊያሣርፉ የሚችሉ የፖለቲካ፣ የመንግሥት፣ የዲሞግራፊ፣ የምጣኔ ሀብት፣ የሰው ሀብት፣ የቴክኖሎጂ፣ የገበያ፣ የሕዝብ አስተያየትና ሌሎች ሁኔታዎችን ያካትታል፡፡

ለ/ ከባቢያዊ ሁኔታዎች ወደፊት እንዴት ሊለወጡ ይችላሉ? /ለውጡን ለማወቅ የሚከተሉትን መመለስ ያስፈልጋል፡-

• የመንግሥት ገቢና ወጪ በቀጣይ ዓመታት ምን ይሆናል፣

• የከባቢያዊ ሁኔታዎችን የመለወጥ አቅም ያላቸው ኃይሎች (factors) ምንድናቸው፣ የአሁን ሁኔታዎች ይለወጣሉ ወይስ ይቀጥላሉ፣ ከተለወጡ ምን ይሆናሉ፣

• በመጪው ጊዜ ምን ወሣኝ ጉዳዮች ወይም ችግሮች ይከሠታሉ፣ እነዚህ በድርጅቱ ላይ ምን ውጤት ሊያስከትሉ ይችላሉ፣

• እነዚህ በመጪው ጊዜ ላይ ተፅዕኖ ማሣረፍ የሚችሉ ኃይሎች ለተቋሙ ምን እንደምታ (Implications) ይኖራቸዋል፣ ከነዚህ ውስጥስ ወሣኞቹ ኃይሎች የትኞቹ ናቸው፣

• መፃዒ የሁኔታዎች ጥመርታ (Scenarios)  ምን ሊሆን ይችላል፣

(የውስጥ/የውጭ ቅኝት ማከናወኛ ቅጽ ስዕ-1 ይመልከቱ)

3.2. ተገልጋዮችንና ባለድርሻ አካላትን መለየት

ተገልጋይ/ባለድርሻ አካላት የተቋሙን አገልግሎት በቀጥታ ወይም በተዘዋዋሪ የሚጠቀሙ ወይም በተቋሙ ተግባራት (actions) በቀጥታ ወይም ቀጥታ ባልሆነ ሁኔታ የሚነኩ ናቸው፡፡ አንድ ተቋም የተለያዩ ደንበኞች አሉት፡፡ የውስጥ ደንበኞች በድርጅቱ የሚገኙ የሥራ ክፍሎችን ወይም ሠራተኞችን የሚያካትት ሲሆን የውጭ ተገልጋዮች የተቋሙ አገልግሎት የመጨረሻ ተጠቃሚዎች ናቸው፡፡ በመሆኑም የአንድ ተቋም የበላይ አመራር በግብዓቶች ላይ ብቻ ከማተኮር ተላቅቆ ተገልጋዮች የሚፈልጓቸውን ውጤቶች ተወዳዳሪ ሆኖ ለማስገኘት በሚያስችለው ጉዳይ ላይ ማነጣጠር አለበት፡፡

ባለድርሻ አካል (Stakeholder) በአንድ ተቋም ውጤት፣ አሠራርና ቁጥጥር (regulatory) በአንድ መልክ ወይም በሌላ ፍላጎቱ የሚነካ አካል ወይም የኅብረተሰብ ክፍል ነው፡፡ ይህ አካል የተቋሙን አገልግሎት የሚጠቀም ላይሆን ይችላል፡፡

ሀ/ ተገልጋዮችንና ባለድርሻ አካላትን የመለየት ሂደት

ተገልጋዮችንና ባለድርሻ አካላትን ለመለየትና ፍላጎታቸውን ለመረዳት የሚከተሉትን  መፈተሽ ይገባል፡፡ 

• በተቋሙ የሚሰጠውን አገልግሎት ማን እንደሚጠቀም፣

• የተቋሙ ተግባራት የማንን ፍላጐት በይበልጥ እንደሚያሟሉ፣

• የተቋሙ የውጭ ደንበኞች እነማን እንደሆኑ፣ 

• የተቋሙ ደንበኞች ምን ይፈልጋሉ/ይጠብቃሉ፣

• ደንበኞች ተመሳሳይ አገልግሎት ለማግኘት ሌላ አማራጭ እንዳላቸው፣ ካላቸውስ ምርጫዎቹ እነማን ናቸው፣ እነዚህ አማራጮች ምን የተለየ ነገር ያቀርቡላቸዋል፣ አሁን ያለው ገበያ ምን ይመስላል፣

• ባለድርሻ  አካላት እነማን ናቸው ምን ውጤት ከተቋሙ ይጠብቃሉ/ይፈልጋሉ፣ 

• የውስጥ ተገልጋዮች እነማን ናቸው፣ ምን ይፈልጋሉ/ይጠብቃሉ፣

ለ/ ደንበኞችና  ባለድርሻ አካላት የሚጠብቁትን እና የሚፈልጉትን ስለማወቅ 

የሚከተሉትን ዘዴዎች (methods) በመጠቀም የደንበኞችና ባለድርሻ አካላት ፍላጎት መለየትና ማወቅ ይቻላል፡፡

• የፅሑፍና የስልክ መጠይቅ (Questionnaire and interview) ማድረግ፣

• የተወሰነን የኀብረተሠብ ክፍል መጠይቅ (Focus Group Discussion) ማድረግ፣ 

• አንድ በአንድ ቃለ መጠይቅ /one-to-one Interviews/ ማድረግ፣

• የአስተያየት መስጫ ቅፆችን ማስሞላት፣ 

• የተገልጋዮች አማካሪ ኮሚቴ /Customer Advisory Committees/ መጠቀም፣

• የሕዝብ ስብሰባዎችን በመጥራት ፍላጎታቸውን እንዲገልፁ ማድረግ፣

(የደንበኞችና የባለድርሻ አካላት ፍላጐት መለያ ቅጽ ስዕ-2 ይመልከቱ)

ከውጭ ወይም ከውስጥ ተገልጋዮች የተሰባሰቡ ግብዓቶችን ካገኙ በኋላ አለመጠቀም የተቋም የተለመደ ስህተት ነው፡፡ ከውጭ ወይም ከውስጥ ተገልጋች የተሰባሰቡ መረጃዎችና ተለይተው የታወቁ ችግሮች በስትራቴጂክ ዕቅድ ሊካተቱ ይገባል፡፡ በተጨማሪም ተገልጋዮች የሰጡት ግብረ-መልስ ተጨምቆ ለተቋሙ ዕቅድ ዝግጅት የሚጠቅሙ ወይም ትርጉም የሚኖራቸው ብቻ ሊወሠዱ ይገባል፡፡ 

3.3. ለውስጣዊ/ውጫዊ ቅኝት የመረጃ ምንጮች

ተቋሙ ለዕቅድ ዝግጅቱ ጠቃሚ መረጃዎች የሚያገኝበት በርካታ ምንጮች ያሉት ሲሆን የሚከተሉት ትኩረት ቢሰጣቸው ይጠቅማል፡፡

ሀ/ የውስጣዊ ሁኔታ ዳሰሳ መረጃ ምንጮች

• የአገልግሎት አሰጣጥ ጥራት ፍተሻ ጥናት፣

• ዓመታዊ የአፈፃፀም ሪፖርቶችና የፋይናንስ መግለጫዎች፣

• የሠራተኛ ሁኔታ ጥናት /በሙያና ክህሎት፣ በዕድሜና ፆታ፣ በልምድ፣ ወዘተ/፣

• ዓመታዊ የአፈፃፀም ግምገማ እና የአፈፃፀም መለኪያዎች፣

• የተገልጋዮች እርካታ ደረጃ መረጃዎች፣

• የኘሮግራም/ኘሮጀክት ግምገማ፣

• የተሻሻሉ ፖሊሲዎች ወይም የአሠራር ሥርዓቶች፣

• የተቋሙ ኦዲት ምልከታ እና ቀጣይ አቅጣጫዎች፣

• የሀብትና በጀት ፍላጎትና አጠቃቀም፣

• የንብረት አያያዝና ምርታማነት፣ 

• ወዘተ …

ለ/ የውጫዊ አካባቢ ዳሰሳ መረጃ ምንጮች

• የስታትስቲክስ ሪፖርቶች፣

• የፌዴራልና የክልል መንግሥታት ሕጎችና መመሪያዎች፣

• የፌዴራልና የክልል መንግሥታት ፖሊሲዎች፣

• የፌዴራልና የክልል መንግሥታት ልዩ ልዩ ጥናቶች፣

• የተመሳሳይ ተቋማት የላቀ ተሞክሮ (ቤንችማርክ)፣

• የዓለም ዐቀፍ ተዛማጅ ሁኔታዎች ጠቋሚ መረጃዎች፤

    ወዘተ…

ክፍል አራት

4. የት መድረስ እንፈልጋለን?

ተቋሙ ወደፊት የሚደርስበትን ለመወሰን የውስጥና የውጭ ከባቢ ቅኝት  እና የተገልጋዮች/ ባለድርሻ አካላት ፍላጎት ትንተና ውጤትን መሠረት በማድረግ ተልዕኮን፣ ራዕይ፣ መርሆዎች፣ ዓላማ እና ግቦችን ማስቀመጥ ይኖርበታል፡፡  

ተልዕኮ 

አንድ ተቋም ምንን ለማን አገልግሎት እንደሚሠራ የሚገልፅ ነው፡፡ ተልዕኮ ጠቅለል አድርጎ የአንድን ተቋም መኖር አስፈላጊ ያደረገውን ዓብይ ዓላማ የሚገልፅ ሁሉን አቀፍ (comprehensive) የሆነ አጭር መግለጫ ነው፡፡

ተልዕኮ የአንድን ዕቅድ፣ ዕቅዱን ለማሣካት የሚፈፀሙ ተግባራትን በአቅጣጫ ለመምራት የሚያስችል መሣሪያ ነው፡፡ ተልዕኮው ደንበኞችንና ምርቶችን/አገልግሎቶችን የሚያሳይ ከመሆኑ በተጨማሪ የተቋም ማንነትን የሚጠቁም ነው፡፡

የአንድን ተቋም ተልዕኮ ለማስቀመጥ እንዲቻል የሚከተሉትን ጥያቄዎች መጀመሪያ መመለስ ይገባል፡፡ እኛ ማን ነን? ምን እየሠራን ነው? የምንሠራው ለማን አገልግሎት የሚውል ነው? ለምን እንሠራለን? የምናውለው ሀብት እየሠራን ላለነው ሥራ መዋሉ ተገቢ ነው? ለእነዚህ ጥየቄዎች ምላሽ ስንሰጥ ሁልጊዜም ማመሳከሪያችን የውጪ ተገልጋዮቻችን መሆን አለባቸው፡፡ ይህም ተቋሙ የሚሰጣቸው  በተገልጋዮ የሚፈለጉና ተገልጋዩ የረካባቸው መሆኑን ለማረጋገጥ በጣም ወሣኝ ነው፡፡ 

የጥሩ ተልዕኮ መመዘኛዎች ፡-

• የተቋሙን መኖር አስፈላጊ ያደረገውን ዓላማ (purpose) ማስቀመጥ፣  

• ተቋም የሚያገለግላቸውን ወይም የሚያረካቸውን ፍላጎቶች መለየት፣

• በተቋሙ አገልግሎትና ምርቶች ተጠቃሚ የሚሆኑ ተገልጋዮችንና ባለድርሻ አካላትን መለየት፣

• የተገልጋዮችንና ባለድርሻ አካላት ፍላጐቶች ለማሟላት የሚያበቁ አገልግሎቶችን እንደዚሁም እነዚህን አገልግሎቶችና ምርቶች ለማቅረብ የሚያስፈልግ ሀብቶችና ሂደቶችን ማገናዘብ፣

• የተገልጋዮችና ባለድርሻ አካላት ፍላጐቶች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ የሚረዱ የአፈፃፀም መለኪያዎችን ማዘጋጅት፣

• ተቋሙ የተመሠረተበትን ሕግ በአግባቡ ማጤን፡፡

የአንድ ተቋም ተልዕኮ በሂደት በሕግ ሊከለስ ይችላል፡፡ መከለሱን አስፈላጊ የሚያደርጉትን ምክንያቶች በተሟላ መገንዘብ የሚቻለው ከላይ የተቀመጡ ጥያቄዎችን አንስቶ በተለወጠ ሁኔታ (feature) ውስጥ መመለስ ሲቻል ይሆናል፡፡ (የተልዕኮ መፈተሻ ቅጽ ስዕ-03 ይመልከቱ)

ራዕይ 

ተቋማት የሚያቀርቧቸውን አገልግሎቶች ባሏቸው ሀብቶች አማካይነት በአገልግሎት አሰጣጥ ጥራት፣ በስልጠትና በውጤታማነት የተገልጋዮቻቸውን ፍላጎቶች በሚያሟላ ሁኔታ ማቅረብ አለባቸው፡፡ ራዕይ ተቋሙ የሚያቀርባቸውን አገልግሎቶች በተሻለ ሁኔታ ለወደፊት እንደሚያቀርብ የማመላከት ውጤት ይኖረዋል፡፡ ከዚህ አንፃር ራዕይ አንድ ተቋም ሆኖ ቢገኝ የሚመርጠውንና መሆን የሚያጓጓውን ማንነት ዛሬ ላይ ሆኖ አሻግሮ ማየትን የሚጠቁም ነው፡፡ 

ታላቅ የተቋም ራዕይ በዓላማ የሚቀረፅ ቀላል ያልሆነ ደግሞም የሚያጓጓ ወይም የሚያነቃቃ/ የሚያነሳሳ የወደፊት ማንነት ምናባዊ ምስል (Image of the desired future) ነው፡፡ ራዕይ፡-

• ለለውጥ እጅግ ወሳኝ ነገር ነው፣

• የድርጅቱን ሁለንተናዊ ቀጣይ ዓላማን የሚወክል ነው፣

• ኃይል እና ጥንካሬ የሚሠጥ ነው፣

• ሁሉንም እርምጃችንን የምንለካበት ምርጥ ማገናዘቢያ (ultimate standard) ነው፣

• የተቋምን ማኀበረሰብ ዕሴት፣ ባሕሪና ቀልብ የሚገዛ ነው፡፡

 

ራዕይ ሲነደፍ የሚከተሉትን ማስታወስ ተገቢ ሲሆን ራዕይ፡- 

• አጭርና የሚያስታውሱት፣

• የሚያነሳሳና ጥረትን የሚጠይቅ (Challenging)፣

• ውጥንን የሚገልፅ፣

• ለሠራተኞች፣ ለተገልጋዮችና ለባለድርሻ አካላት የሚያጓጓ፣

• የወደፊት የሚፈለገውን አገልግሎት ደረጃ የሚገልፅ፣

• ከአሁን ውጤት ወደላቀ ደረጃ መድረስን የሚያሳይ፣

• በጽናት መጓዝን የሚጠይቅ መሆን አለበት፡፡

ራዕይ የሚከተሉትን ጥያቄዎች መመለስ አለበት፡-

• ተቋሙ ምን እንደሚፈልግና ተቋሙን የሚያነሳሱ ነገሮች ምን እንደሆኑ፣

• ተቋሙ በተገልጋዮች፣ በሠራተኞች በማኅበረሰቡ ምን ሆኖ መታወቅ እንደሚፈልግ፣

• የተቋሙ አገልግሎት ተጠቃሚ የሆኑ አካላት ሕይወት እንዴት እንደሚሻሻል፣

       (የራዕይ መግለጫ መፈተሻ ቅጽ ስዕ-04 ይመልከቱ)

ዕሴቶች

ዕሴቶች አንድ ተቋም ራሱን እንዴት እንደሚመራ እና ተልዕኮውን እንዴት እንደሚወጣ የሚገልፅበት ቁልፍ መርሆዎችና ፍልስፍናዎች ናቸው፡፡ ዕሴቶች የተቋምን ባሕሪ የሚወስኑ የፖሊሲዎች እና የሚከናውኑ ስራዎች/ ተግባራት የሚመሩባቸው ናቸው፡፡ የአንድን ተቋም ዕሴቶች በግልፅ ማስቀመጡ ጠቃሚ ነው፡፡ ዕሴቶች ብዙ ጊዜ ከላቀ የአመራር ባሕል ጋር የሚዛመዱ ናቸው፡፡ 

ዕሴቶች ፡-

• በተቋሙ በሁሉም ደረጃ የውሳኔዎችን አሰጣጥ የሚገዙ መመዘኛዎች ሆነው ያገለግላሉ፣

• በተቋሙ ማኅበረሰብ የታቀዱ መርሆዎችን ያንፀባርቃሉ፣

• የተቋምን ባህል ለመለወጥ የሚያገለግሉ ጠንካራ መሣሪያዎች ይሆናሉ፣

• ሠራተኞችን ያበረታታሉ፤ ያተጋሉ፣

• መሪዎች ለተቋም አስፈላጊ የሚሆኑ አወቃቀሮችን፣ ሥርዓቶችንና ክህሎቶችን ለመገንባት እንዲሠሩ ያንቀሳቅሷቸዋል፡፡

  የዕሴቶች ምሣሌዎች፡-

ሠራተኞች፡-	አንዳችን ለሌላችን እናስፈልጋለን፣ ዕድገትን እናበረታታለን፣ ለተገኘው ውጤት  እውቅና እንሰጣለን፡፡
ተገልጋዮች፡-	የቆምነው የተገልጋዮቻችንን ፍላጎት ለማርካት ነው፣
ጥራት፡-	ትክክለኛ ነገሮችን ከመጀመሪያው በትክክል እንሠራቸዋለን፣
አቋማችን (Integrity)፡-	ትክክለኛ ነገሮችን በቀጣይ ጊዜ የበለጠ አሻሽለን እንሠራቸዋለን፤
የቡድን ሥራ፡-	አንድ ላይ ሠርተን እናሳካዋለን፤
መሪነት፡-	መሪዎች በምሳሌነት የሚታዩና የሚያነሳሱ ናቸው፤ መሪዎች በሁሉም ደረጃ የሚያስፈልጉ ናቸው፣
አመራር፡-	በሐቅ እና በመረጃ ላይ ተመርኩዘን እንመራለን፣
መለኪያ፡-	የአፈፃፀም መለኪያችን ደንበኛ ተኮር፣ ውጤትን መሠረት ያደረገ ነው፤

ዕሴቶች፣ ራዕይ እና ተልዕኮ ተቋሙ ካለበት መድረስ ወደሚፈልግበት ለማድረስ ድልድይ ሆነው ያገለግላሉ፡፡ (የመርሆዎች መግለጫ መፈተሻ ቅጽ ስዕ-5 ይመልከቱ)

4.1. ስትራቴጂያዊ ዓላማዎች (Strategic Goals)

ዓላማ በስትራቴጂክ ዕቅድ ዘመን ሊደረስበት የተፈለገ የመጨረሻ ውጤት ነው፡፡ ዓላማዎች ከተቋም   ተልዕኮ ጋር ተያይዘው የሚታዩ ናቸው፡፡ በዚህም መንገድ ዓላማ ሲታይ የተቋምን ስትራቴጂያዊ አቅጣጫ፤ የሚቀረፁ ኘሮግራሞችንና ኘሮጀክቶችን ትኩረት የሚመራ ነው፡፡ በሌላ በኩል ዓላማ ቅድሚያ ትኩረት የሚሠጣቸውን ችግሮች ወይም ጉዳዮች ለመለየትና የመፍትሔ አቅጣጫ ለማስቀመጥ የሚጠቅምም ነው፡፡

 

1. ስትራቴጂክ ጉዳዮች 

ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች የሚባሉት የተቋምን አጠቃላይ አፈፃፀም ወይም ሁኔታ በጊዜ ውስጥ የመወሠን ውጤት ያላቸው ናቸው፡፡ በመሆኑም በባህሪያቸው ተቋም አቀፍ ይሆናሉ፡፡ ተቋማትም እነዚህን ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች ከለዩ በኋላ ከተቋም ውጤቶቻቸው ጋር ማያያዝ ይችላሉ፡፡

የሚከተሉት ነጥቦች ስትራቴጂያዊ ጉዳዮችን ለመለየት ይረዳሉ፡-

• ከተቋም የውስጥ ቅኝት (internal assessment) ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች ሊለዩ ይችላሉ፡፡ ለምሳሌ  ዝቅተኛ የተገልጋዮች አገልግሎት እርካታ ከታየ የተገልጋዮችን ፍላጎት ማርካት የተቋሙ ስትራቴጂያዊ ጉዳይ ሊሆን ይችላል፡፡

• ስትራቴጂክ ጉዳዮች ውጫዊ በሆኑ ኃይሎች ሊከሠቱ/ሊመጡ ይችላሉ፡፡ ለምሣሌ አንድ ተቋም ገዝቶ የሚጠቀምበት ጥሬ ዕቃ ከምንጩ እየተመናመነ መሄድ ሌሎች አማራጮችን ማየት የግድ ሊል ይችላል፡፡ 

• ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች በአጭር ጊዜ/በሚቀጥለው በጀት ዓመት/ ውጤቱ የሚታይ ሊሆን ይችላል (ለምሳሌ የመብራት ታሪፍ በአንድ ወቅት ከፍ ማለትን)፡፡ በሌላ በኩል ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች በረጅምና መካከለኛ ጊዜ ወደ ክስተት የሚሸጋገሩ ሊሆኑ ይችላሉ፡፡

• ስትራቴጂክ ጉዳዮች ወደ ስትራቴጂክ  ዕቅድ ዓላማዎች ሊመሩን ይችላሉ፡፡

ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች አንዳንድ ጊዜ ባልተጠበቀ ሁኔታ ሊከሠቱ የሚችሉ ሆነው ስትራቴጂክ ዕቅዱ ከተተገበረ በኋላ አስፈላጊነታቸው የበለጠ እየታየ ሊመጣ ይችላል፡፡ ሆኖም የተቋምን ተልዕኮ፣ ዓላማና ግብ በአግባቡ በመለየት የሚዘጋጀው ስትራቴጂክ ዕቅድ እነዚህን ወሳኝ ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች የዳሰሰ ስለሚሆን በድንገት ችግር ላይ ላይወድቅ ይችላል፤ ድንገተኛ ጉዳዮች እንኳ ቢያጋጥሙ ወዲያውኑ የማስተካከያ እርምጃ ለመውሰድ አይቸገርም፡፡

2. የዓላማዎች መመዘኛ 

የሚከተሉት የተቋም ዓላማ በሚቀረፅጽበት ጊዜ ትክክለኛ ዓላማ ስለመቀረጹ ለማረጋገጥ በመስፈርትነት (Criteria) ሊያገለግሉ ይችላሉ፡-

• ዓላማዎች ከተቋሙ ራዕይ፣ ተልዕኮ እና መርሆዎች ጋር የሚጣጣሙ እና እነርሱን ግልፅ የሚያደርጉ መሆን ይኖርባቸዋል፣

• የዓላማዎች መሳካት የተቋምን ተልዕኮ መሳካት ማምጣት ይኖርበታል፣

• ዓላማዎች ቅደም ተከተል የሚወጣላቸውንና ከውስጣዊና ውጫዊ ከባቢ ትንተና የሚመነጩ ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች የዳሠሱ ሊሆኑ ይገባል፣ 

• ዓላማዎች የሚቀየሩት መጀመሪያ ሲወጠኑ የነበረው የከባቢ ሁኔታ ሲለወጥና ዓላማውን በአዲሱ ሁኔታ ማሳካት ሳይቻል ሲቀር ወይም የመጀመሪያ ዓላማ ተሳክቶ በሌላ መተካት ሲያስፈልግ ስለሚሆን የቆይታ ጊዜያቸው አጭር አይደለም፣

• ዓላማዎች አሁን በተደረሰበትና ወደፊት ሊደረስበት በታለመው መካከል ግልፅ ልዩነት የሚሳዩ መሆን ይኖርባቸዋል፣

• ዓላማዎች በተወሰነ የሕግ ማዕቀፍ ውስጥ የሚፈፀሙ/ የሚሳኩ መሆን አለባቸው፣

• ዓላማዎች አሁን ካለው የላቀ ጥረትን የሚጠይቁ (Challenging) ግን ደግሞ እውን ሊሆኑ ወይም ሊሳኩ የሚችሉ መሆን ይኖርባቸዋል፡፡

 

3. የዓላማ ቀረጻ ሂደት

የተቋም፣ ዓላማዎችን ለመቅረጽ ወይም ለመከለስ የሚከተሉትን ሂደቶች ደረጃ በደረጃ መከተል ይገባል፡-

ሀ/ የቀረጻ ሂደቱን መፍጠር

• ተሣታፊዎችን መለየት፣

• መግባቢያ ትርጓሜዎችን መያዝና ግልጽ ማድረግ፣

• የጊዜ ገደብ መወሰን፣

• ከሂደቱ የሚጠበቀውን ውጤት ግልፅ ማድረግ፤

ለ/ የውስጥና የውጭ ቅኝት ለማካሄድ የሚያስፈልጉ መረጃዎችን መለየት

• ዓላማዎችን ከማስቀመጥ አስቀድሞ ስለሥራው መረጃ ለተሣታፊዎች እንዲደርሳቸው ማድረግ ያስፈልጋል፡፡ መረጃዎችን አጠናቅሮ ለተሣታፊዎች ማሠራጨት ግቦችን ለመንደፍ ምቹ መነሻ ይፈጥራል፣

• ስለዚህ ጥንካሬና ድክመትን መልካም አጋጣሚዎችንና ፍላጐቶችን እንደዚሁም የባለድርሻ አካላትን ፍላጎቶች የሚያሣይ መረጃ መሰብሰብና ማጠናቀር ያስፈልጋል፣ 

• ቀደም ብለው የተለዩ ስትራቴጂያዊ ጉዳዮችን ማካተት ይገባል፡፡

ሐ/ የተገልጋይና የባለድርሻ አካላትን ግብረ-መልስ (feedback) ማካተት

• የተገልጋይና የባለድርሻ አካላትን ፍላጐቶች (needs) መለየት፣ 

• የተገልጋይንና የባለድርሻ አካላትን አስተያየትና ቅሬታ በመተንትን ሊሻሻሉ የሚገባቸውን ጉዳዮች/ አሠራሮች መለየት፣

• ለሚሻሻሉ ጉዳዮች/ አሠራሮች ዓላማዎችን ማስቀመጥ፣

• የነባሩን ሂደት (as-is process) ውጤት/ አፈፃፀም ማሣየትና  ከምርጥ ተሞክሮ ጋር ማመሳከር ካስፈለገ አዲስ ሂደት መቅረፅ፣

• መሆን ለሚገባው አዲስ ሂደት ዓላማ ማስቀመጥ፣ 

• ማሻሻያዎችን (የአገልግሎት፣ የሂደት፣ ወዘተ) ተግባራዊ ማድረግ፣

• በተሻሻለው አገልግሎት የተጠቀሙ ደንበኞችና ባለድርሻ አካላት ያላቸውን እርካታ የሚጠቁም መረጃ በማሰባሰብ መመዘን፣

መ/ የታዩ የአገልግሎት ክፍተቶችን መለየትና መተንተን

የክፍተት ትንተና (Gap analysis) ሊደረስ በተፈለገው እና አሁን ባለው መካከል ያለውን ልዩነት ማወቅ ነው፡፡ በውስጥ/ውጭ ቅኝት የተገኘውን መረጃ ከመረመሩ በኋላ ጉድለት ስለመኖሩ ማወቅ ይቻላል፡፡ በሚፈለገው እና አሁን ባለው መካከል ልዩነቱ ከታወቀ በኋላ የእያንዳንዱን  ክፍተት ለመድፈን  ቅደም ተከተል ማውጣት ያስፈልጋል፡፡ ክፍተትን የመለየት ሥራ በመሥራት የውስጥና የውጭ ዳሰሳ በተካሄደበት ወቅት የተለዩ ችግሮችን በማጤን እነዚህን ለማስወገድ ምን መደረግ እንዳለበት መወሰን ያስፈልጋል፡፡

የሚከተሉትን ጥያቄዎች መጠየቅና መመለስ ክፍተቶችን ከመለየት በተጨማሪ መፍትሔዎችንም በግልፅ ለማስቀመጥ ይረዳል፡-

• ሊደረስበት የሚታሠበው አሁን ከተደረሰበት ጋር ሲነፃፀር ምን ይመስላል፣

• አሁን ተቋሙ የሚያቀርባቸው ምርቶችና አገልግሎቶች የዋናውን ደንበኛ ፍላጎት ያሟላሉ፣ ካላሟሉ የትኞቹ ሊሻሻሉ፣ ሊወገዱ ወይም ሊቀነሱ ይገባል፣ 

• አሁን ያለው ዓላማ፣ የአፈፃፀም ደረጃና አፈፃፀም ለመለካት ሥራ ላይ የዋሉ መስፈርቶች ምንድናቸው፣ አዳዲስ ዓላማዎችን ለማሣካት አሁን ያለው አቅም ምን ይመስላል፣ 

• የክፍተት ትንተናው (gap analysis) አዳዲስ አገልግሎቶችን ማካተት እንደሚገባ አመላክቷል፣ ካመላከተ አዲሶቹ  ምን ይሆናሉ፣ አዲሶቹን ምርቶችና አገልግሎቶች ለማቅረብ ምን ተጨማሪ  ሀብት፣ ጊዜ፣ ወዘተ ያስፈልጋል፣ 

• አዳዲሶቹን አገልግሎቶች ከነባሮቹ ጋር ያለተጨማሪ የሀብት ሽሚያ (competition for resources) አጣምሮ ማስኬድ ይቻላል፣ ካልተቻለ ምን መደረግ ይኖርበታል፣

ሠ/ የተፈለገውን ውጤት ለማሳካት አቅጣጫ ማስቀመጥ

የውስጥ/ውጭ ቅኝት ውጤቶችን መሠረት በማድረግ ተቋሙ ትክክለኛ አቅጣጫ ስለመያዙና መጠነኛም ሆነ ትልቅ ለውጥ ያስፈልገው እንደሆነ መወሰን አለበት፡፡

 

ከዚህ አንጻር የሚከተሉትን ጥያቄዎች በመጠየቅና መልስ በመስጠት ስለአቅጣጫ የጠራ አቋም መያዝ ይቻላል፡፡

• ተቋሙ በነባሩ አቅጣጫ የሚቀጥል ከሆነ የተለዩ ስትራቴጂክ ጉዳዮች እና ችግሮች ባለው አቅጣጫ ምላሽ ያገኛሉ፣ የተቋሙ ነባር ጥንካሬዎች እንዳሉ ይቀጥላሉ፣

• ድርጅቱ በነባሩ አቅጣጫ የሚቀጥል ከሆነ የውጭ እና የውስጥ ደንበኞችን ፍላጐቶች ማሟላት ይቻላል፣

• አሁን እየተተገበሩ ያሉ ሥራዎችን/ ኘሮግራሞችን/ ኘሮጀክቶችን መለወጥ ያስፈልጋል፣ አዳዲሶችን መጨመር ወይም ከነበሩት መካከል ማስወገድ ያስፈልጋል፣ ማስፋፋትስ፣ ማስፋፋት ካስፈለገ በምን ያህል፣ ማስፋፋቱን ለመተግበር ምን ያስፈልጋል፣ ይቻላልስ፣ 

• ከሌሎች ተቋማት/ድርጅቶች ጋር ምን ዓይነት ግንኙነት፣ ቅንጅት ወይም ትብብር ሊኖር ይገባል፣

ረ/ ዓላማዎችን  መቅረጽ እና ማጥራት 

• ቀደም ሲል የተቀመጡ ዓላማዎችን በመዳሰስ እንደአስፈላጊነቱ መከለስ፣

• የውስጥ/ውጭ ቅኝት እና የተቋሙን ቀጣይ አቅጣጫ መሠረት በማድረግ ለዕቅድ ዘመኑ አዲስ ዓላማ ማመንጨት፣

• የተቀረፁ አዳዲስ ዓላማዎች ቀደም ሲባል የተዘረዘሩ የጥሩ ዓላማ መመዘኛ መስፈርቶችን ስለማሟላታቸው ማረጋገጥ፤ ካላሟሉ እንደገና መከለስ፣

• በዓላማው መሣካት ተጠቃሚ የሚሆነው ግልፅ ካልሆነ ይህንን በሚገባ ግልፅ ማድረግ፣ ዓላማዎቹ ሊተገበሩ ስለመቻላቸው መወሰን፤ ዓላማዎቹን ሊያሳኩ ወይም ሊያደናቅፉ የሚችሉ  ሁኔታዎችን ከግምት ውስጥ በማስገባት እንደአግባቡ መከለስ መቋቋሚያ ማዘጋጀት፣ 

• በተቀረፀው ዓላማ  ላይ ከተሣታፊዎች ጋር መግባባትና ለዓላማዎቹ መሳካት ቁርጠኝነትን ይዞ ወደሥራ መግባት፣

• ለስኬታማነት የሚያስፈልገውን የሀብት ድልድል እንደዓላማዎቹ ቅደም ተከተል (priority) መወሠን፣ 

(የዓላማ መፈተሻ ቅጽ ስዕ-6 ይመልከቱ)

ግቦች (Objectives)

የተቋም ግቦችን ማስቀመጥ ከተቋም ዓላማ ቀጥሎ የሚመጣ ሆኖ ዓላማን ለማሳካት የሚያስችሉ ተጨባጭና አሃዛዊ ዝርዝሮችን የሚያካትት ነው፡፡ ግቦችን ማስቀመጥ የት መድረስ እንፈልጋለን ለሚለው ስትራቴጂክ ጥያቄ ምላሽ ያስገኛል፡፡ ከዓላማ ግቦች ለየት የሚሉት አሃዛዊ፣ የተወሰነ የጊዜ ገደብ የተቀመጠላቸውና ውጤትን (results) በተጨባጭ የሚገልፁ በመሆናቸው ነው፡፡

4. የትክክለኛ ግቦች መሥፈርቶች 

ትክክለኛ ወይም ጥሩ ግቦች 

• የተፈለጉ ውጤቶችን የሚገልፁ ሆነው ለመረዳት ቀላል እና ግልፅ መሆን አለባቸው፡፡ እንደዚሁም ግቦቹን ለማሣካት የሚያስፈልጉ ሥልቶችን ወይም የሚከናወኑ ተግባራትን የሚያመለክቱ መሆን ይኖርባቸዋል፡፡

• ግቦች የሚለኩ መሆን ይገባቸዋል፡፡ ለግቦቹ መፈፀም ባለቤት ወይም ተጠያቂ የሚሆን አካል ሊኖር ይገባል፡፡ ስለዚህ ግቦችን በግልፅ ለመለካት የሚያስችል ቀመር አፈፃፀም ከመጀመሩ በፊት ሊተከል ይገባል፡፡

• ግብ የሚያንጠራራ ግን ደግሞ ሊደረስበት የሚችል (Aggressive but Attainable) መሆን ይገባዋል፡፡ ግቦች ለስኬት መለኪያ እንደመሆናቸው የሚያንጠራሩ መሆን ይገባቸዋል፡፡ ነገር ግን የማይቻሉና የማይደረስባቸው መሆን አይገባቸውም፡፡ ካለው ሀብት ጋር የተጣጣሙ ሊሆኑ ይገባል፡፡

• ግቦች ውጤት ተኮር (Result-oriented) ሊሆኑ ይገባል፡፡ ግቦች ውጤትን የሚገልፁ ሆነው ሊቀረፁ ያስፈልጋል፡፡ 

• ግቦች የሚሳኩበት የጊዜ ገደብ መቀመጥ ይኖርበታል፡፡  በአንድ ዓመት ውስጥ ባሉት ጊዜያት የሚሳኩበት ወቅት ተለይቶ ሊቀመጥ ይገባል፡፡ 

5. ግቦችን መቅረፅ (formulating Objectives)

ግቦች በብዙ መንገዶች ሊነደፉ ይችላሉ፡፡ ከግቦች መንደፊያ ሂደቶች አንዱ የሚከተለው ነው፡፡

 

ሀ) የተቋም ተልዕኮና ዓላማን  መነሻ ማድረግ፡-

• ለተቋሙ የተቀመጠ ተልዕኮ ምን ይላል?

• ተቋሙ ተገልጋዮችን እና ባለድርሻ አካላትን ለይቶ አስቀምጧል? እነማን ናቸው? ምን ፍላጎትስ ነው ያላቸው?

• ዓላማው ምን ይላል?

• ዓላማው ግልፅ ነው?

ለ) ምን ውጤቶች እንደተፈለጉ መወሰን፡-

• ባለው የሰው ኃይል፣ ቴክኖሎጂ እና የፋይናንስ ሀብት በዕቅድ ዘመኑ ከፍተኛ ጥረት ቢደረግ ሊደረስበት የሚችለው ውጤት (result) ምን ያህል ነው?

• የዓላማውን መሳካት ሊያሳዩ የሚችሉ ውጤቶች እነማን ናቸው? ውጤቶቹስ የተለያዩ ናቸው?

• በውጤቱ ላይ ተፅዕኖ ማሳደር የሚችሉት ኃይሎች (factors) ምንድናቸው?

• በተቋም ውጤትነት የተገለፁት ተቋሙ ከተቋቋመበት ሕግ፣ ከሚሠራባቸው ፖሊሲዎች፣ ዕሴቶችና ቅደም ተከተሎች (priorities) ጋር የተጣጣሙ ናቸው?

ሐ) ውጤት የሚሣካበትን የጊዜ ገደብ ማስቀመጥ፡-

• የተፈለገው ውጤት የሚገኝበት/ የሚመጣበት ጊዜ መቼ ነው?

• ውጤቱን ለማምጣት አሁን መወሠድ ያለበት እርምጃ/ መከናወን ያለበት ተግባር ምንድነው? ይህ ተግባርስ ውጤቱን ለማስገኘት የሚያስችል ወሣኝ ተግባር ነው? 

• አሁን ሳይዘገይ ተግባሩ ቢጀመር ወይም ቆይቶ ቢፈፀም ምን ያስከትላል? 

• እርምጃውን አሁን ለመውሠድ የሚያበረታታ/ የሚያስገድድ ሁኔታ አለ? ምንድነው?

የእነዚህ ጥያቄዎች መልሶች ውጤቱ መቼ መገኘት እንዳለበት፣ ውጤቱን ለማምጣት መፈፀም ያለባቸው ተግባራትና ዕርምጃዎች መቼ መሆን እንዳለባቸው፣ ተግባራቱን ማፋጠን ወይም ማዘግየት  በውጤቱና ውጤቱ በጊዜ መገኘት ላይ የሚያሳድረው ተፅዕኖ ምን እንደሚሆን በሚገባ ለማወቅ ስለሚረዱ በእነዚህ መነሻ ለውጤት የጊዜ ገደብ ማስቀመጥ ይቻላል፡፡

መ) ተጠያቂነትን ማስፈን (Build accountability) ፡-

• የዓላማዎችን ተፈፃሚነት ለማረጋገጥ የተነደፉ ግቦችንና መለኪያዎቻቸውን በግልፅ ማስቀመጥ፣

• ግቦችን ለመለካት ተገቢ የሚሆኑ ሌሎች ተጨማሪ መለኪያዎች ካሉ ለይቶ ማሣየት፣

• የእያንዳንዱን ግብ ተፈጻሚነት የሚያረጋግጡ ንዑሳን ግቦች (targets) መወሰን/ማስቀመጥ፣

• ዓላማና ግቦችን ለማሳካት የሚፈፀሙ ተግባራትን የአፈፃፀም ሁኔታና ደረጃ እንዴት መለካት እንደሚቻል ማሳየትና ለሥራዎቹ ባለቤት ማበጀት፣

• ተገቢና ወቅታዊ የአፈጻጸም መረጃዎች የሚሠበሠቡበት፣ የሚጠናቀሩበትና ተተንትነው ለበላይ ሥራ አመራር የሚቀርቡበትን ሥርዓት ማዘጋጀት፡፡ (የግቦች መፈተሻ ቅጽ ስዕ-7 ይመልከቱ)

አፈፃፀም መለካት በጣም አስፈላጊ ተግባር ቢሆንም በራሱ ግብ አይደለም፡፡ ይልቁንም የተሻለ ውጤት እንዲገኝ የሚያግዝ የአመራር ጠቃሚ መሣሪያ ነው፡፡ ስለዚህ በአንድ ተቋም በተለያዩ የአመራር እርከኖች የሚቀመጡ ወይም አገልግሎት ላይ የሚውሉ መለኪያዎች ውጤትን የሚገልፁ፣ ጥቂት ግን ደግሞ ወሣኝ በሆኑ ጉዳዮች ላይ የሚያተኩሩ፣ ለቅደም ተከተሎች ትኩረት የሚሠጡና ከተጠያቂነት ጋር የተያያዙ መሆን ይኖርባቸዋል፡፡

ክፍል አምስት

5. የአፈጻጸም ዕርምጃችን በየደረጃው እንዴት ይለካል? 

5.1. ለምን አፈፃፀምን እንለካለን 

ራዕይ፣ ተልዕኮ፣ ዓላማና ግቦች ከተለዩ በኋላ የአፈፃፀም እርምጃችንና ውጤቶቻችንን መለካት አስፈላጊ ነው፡፡ ሚዛናዊ የሆኑ የውጤት መለኪያዎችን የያዘና  የዓላማና የግቦችን ስኬት ለክቶ ለመገምገም የሚያስችል  የአፈፃፀም መመዘኛ ሥርዓት መፍጠር በስትራተጂክ ዕቅድ ዝግጅት ሂደት ውስጥ  በጣም አስፈላጊ ነገር ግን ደግሞ ቀላል ያልሆነ ሥራ ነው፡፡ የሚከተሉት አፈፃፀምን መለካት አስፈላጊ ያደረጉ ምክንያቶች ናቸው፡፡

  

ሀ. አፈፃፀምን መለካት የመልካም ሥራ አመራር መገለጫ  ነው፡፡   

አፈጻጸምን በተቋም፣ በኘሮግራም እና  በንዑስ ኘሮግራም ደረጃ መለካት   በውጤት ተጠያቂነትን በየደረጃው ለማስፈን ይረዳል፡፡

  ለ. አፈፃፀምን መለካት የአገልግሎት ጥራት እንዲሻሻል ያደርጋል፡፡ 

የአፈጻጸም መለኪያ ለፈጻሚው አካል ስለደንበኞች ፍላጎትና እርካታ ደረጃ መረጃ የሚሰጥ በመሆኑ ጥራትን የበለጠ ለማሻሻል የሚያስችሉ ተግባራትን ለይቶ ለመፈፀም ያስችላል፡፡

 

 ሐ. ውጤት መገኘቱ የሚታወቀው በመለካት ነው፡፡  

የአፈፃፀም መለኪያ የሥራ መሪም ሆነ ሠራተኛ አስፈላጊ/ ወሳኝ በሆኑ ጉዳዩች/ ሥራዎች ላይ እንዲያተኩር ይረዳል፡፡ የእነዚህ አካላት ኃላፊነት እንዲለኩ የተቀመጡ ውጤቶችን ማስገኘት እንጂ ብዙ መልካም ሊባሉ የሚችሉ ግን ደግሞ ከወሣኝ ውጤቶች ጋር ያልተገናኙ ተግባራትን በማከናወን ጊዜያቸውን እንዲያሣልፉ አይደለም፡፡ ስለዚህ የሚጠበቁ ውጤቶች መለካታቸው ተፈፃሚነታቸውን ለማረጋገጥ ይረዳል፡፡

 መ. አፈፃፀምን መለካት ለበጀት ዝግጅትና ግምገማ ይረዳል፡፡ 

 አፈፃፀምን መለካት በበጀት ዝግጅት ሂደትም ወሳኝ ነው፡፡ ለሥራው የሚያስፈልግ  ሀብትን በትክክል ለይቶ ለመወሰንም ይረዳል፡፡  እንዲሁም ባለው ሀብት መጠን ሊቀርብ የሚችልን  አገልግሎትና የአገልግሎት ደረጃ ለማስቀመጥ ያስችላል፡፡

 ሠ. አፈፃፀምን መለካት የአንድ ተቋም  አመራር የሕዝብ ሀብትን ለምን ዓላማ እንዳዋለ   ለማሳወቅ ያስችለዋል፡፡ 

ይህም ሕዝቡ ወይም ባለድርሻ አካላት በተቋሙ ላይ አመኔታ እንዲኖራቸው ያደርጋል፡፡  

5.2. የአፈፃፀም መለኪያ ዓይነቶች 

ይህ መመሪያ አምስት የአፈፃፀም መለኪያዎችን ይዟል፡፡ እነዚህም ግብዐት (Input)፣  ውጤት (Result or Output)፣ ስኬት (Outcome)፣ ስልጠት (Efficiency)፣ እና ጥራት (Quality) ናቸው፡፡ እያንዳንዱ የአፈፃፀም መለኪያ  የተዘጋጀው  የተለያዩ ነጠላ ጥያቄዎችን ለመመለስ ስለሆነ የተቋም አፈፃፀምን ለማሣየት መለኪያዎቹን አዳምሮ ማየት ያስፈልጋል፡፡

 

ሀ. ግብዐት (Input)

     አንድን አገልግሎት ለማቅረብ የሚያስፈልገውን ሀብት የሚገልፅ ነው፡፡ ግብዐት የሠራተኛ ጉልበት/ ክህሎት ጥሬ ዕቃ፣ መሣሪያ እና ሌሎች የተለያዩ አቅርቦቶችን (supplies) ይይዛል፡፡ የግብዐት መለኪያዎች አገልግሎት ለመስጠት የወጣን ወጪ፣ ጥቅም ላይ የዋለ ሀብትን ወዘተ… ከተሰጠው አገልግሎት ጋር አጣምሮ ለማየት ያግዛሉ፡፡ እንደዚሁም በሀብት አጠቃቀም ዙሪያ የተለያዩ አገልግሎቶች ያላቸውን ድርሻ በተነፃፃሪነት ለማየት ያስችላሉ፡፡

ለ. ውጤት (Output) 

ውጤት የተገኘን/ የተሠጠን አገልግሎት የሚገልፅ ነው፡፡ 

ውጤት  በአንድ ኘሮግራም ወይም ንዑስ ኘሮግራም  የክንውን   ደረጃ ላይ ያተኩራል፡፡ ውጤት አንድ ተቋም/ ኘሮግራም/ ኘሮጀክት ያስመዘገበውን መቋጫ ያሣያል፡፡ ለምሣሌ አንድ ፋብሪካ ያመረተው የምርት መጠን፣ በአንድ ሥልጠና ሠጪ ተቋም ሥልጠና ያገኙ ሠልጣኞች ብዛት ወዘተ… እንደ ውጤት ሊታይ ይችላል፡፡

ሐ. ስኬት (Outcome)  

ስኬት ኘሮግራሙ ካስገኘው ውጤት በተጨማሪ የተገኘውን ፋይዳ ወይም ጥቅም ያካትታል፡፡ በዚህም የአንድን ኘሮግራም ውጤታማነት ለማሣየት ይረዳል፡፡ የውጤትና ስኬትን ልዩነት በሚከተለው ምሣሌ ማሣየት ይቻላል፡፡ ምክር ቤቱ በክልሎች መካከል አልፎ አልፎ የሚነሱትን አለመግባበቶች/ ግጭቶች ለመከላከል ስልት (ስትራቴጂ) ቢቀይስ ስልቱ ውጤት ሲሆን ያንን ስልት ተጠቅሞ አለመግባባቶች ከመባባሳቸው በፊት መፍታት ቢቻል ይህ ስኬት ሊባል ይችላል፡፡ 

መ. ስልጠት (Efficiency) 

አንድን አገልግሎት ለማቅረብ የወጣ ወጪ ስልጠት ይባላል፡፡ ስልጠት በተወሰኑ ግብዐቶች የተገኘውን አገልግሎት ሊያካትት ይችላል፡፡ በአጭሩ ስልጠት ውጤታማነትን ሊገልፅ ይችላል፡፡

   

ሠ. ጥራት (Quality) 

     ጥራት የተገልጋዮችን ወይም የባለድርሻ አካላትን ፍላጎት መርካትን የሚያንፀባርቅ ነው፡፡ የጥራት መለኪያዎች የአገልግሎት አስተማማኝነት (Reliability)፣ መልካም መስተንግዶ (Courtesy)፣ ብቃት (Competence)፣ ምላሽ ሠጪነት (Responsiveness) እና ሙሉነት (Completeness) ሊሆኑ ይችላሉ፡፡ የጥራት መታጣትም በድጋሚ ሥራዎች (Rework) በታረሙ ስህተቶች፣ በተስተናገዱ ቅሬታዎች  ወዘተ… ሊለካ ይችላል፡፡ (የአፈጻጸም መለኪያ ዓይነቶች ቅጽ ስዕ-8 ይመልከቱ)

5.3. አፈፃፀምን መለካት (Measuring Progress)

5.3.1. መለኪያን መምረጥ

ከስትራተጂክ እቅድ ዝግጅት ሂደት ውስጥ አስቸጋሪው የዓላማና ግብ ስኬት ለመለካት የሚያስችል የተቀናጀና የተሟላ የሆነ ውጤትን መሠረት ያደረገ መለኪያ ማግኘት ነው፡፡ ስለሆነም ሁልጊዜም በከፍተኛ ጥንቃቄ ሊታይና ሊሠራ ይገባል፡፡ የተሳሳተ መለኪያ በተሳሳተ መንገድ መሸለምንና ሽልማት የሚገባውን አለመሸለም ሊያስከትል ይችላል፡፡ ስለዚህ መለኪያዎችን ከማስቀመጥ በፊት የተቋም ራዕይን፣ ተልዕኮን፣ ግብን በሚገባ መገንዘብ ያስፈልጋል፡፡ በአጭር ጊዜ የሚመጡ ውጤቶችን፣ በሂደት የሚገኙ ስኬቶችንም እንደዚሁ አንክሮ ማየት ይገባል፡፡ በጣም አስተማማኝ መለኪያዎች የሚፈለጉ ውጤቶችን እንደሚያመላክቱ ሥምምነት የተደረሠባቸው ናቸው፡፡ ይህም በአንድ ጊዜ ከአንድ በላይ መለኪያዎችን የመጠቀምን አስፈላጊነት የሚያጎላ ነው፡፡

5.3.2. የአፈፃፀም መለኪያን መገምገም

የሚከተሉት መመዘኛዎች የአፈፃፀም መለኪያን ለመገምገም ይጠቅማሉ፡፡

• ትርጉም የሚሰጥ - ከተልዕኮና ዓላማ ጋር የተገናዘበ መሆኑ፣

• አግባብ የሆነ (valid) የሚለካውን ነገር በትክክል መወከል መቻሉ፣  

• ኃላፊነትን ያገናዘበ - ተቋሙ/ የሥራ ክፍሉ ለሚለካው ሥራ  መፈፀም ኃላፊነት የሚወስድ መሆኑ፣

• ደንበኛ ተኮር -  የተገልጋዮችንና የባለድርሻ አካላትን  ፍላጎት የሚያንፀባርቅ መሆኑ፣

• ሁሉን አቀፍ - መለኪያዎች ተጠቃለው የተቋሙን/ የኘሮግራሙን አፈፃፀም በሁሉም አቅጣጫ ለማየት የሚያስችሉ መሆናቸው፣

• ሚዛናዊ የስኬት፣ የስልጠት እና የጥራት መለኪያዎችን አካቶ የያዘ መሆኑ፣

• የሚታመን (credible) - በትክክለኛና አስተማማኝ መረጃ ላይ መሠረት ያደረገ መሆኑ፣

• ወጪ የሚቆጥብ - ለመለካት የሚያስችለውን መረጃ ለማሠባሠብ የሚያስወጣው ወጪ ተቀባይነት ያለው መሆኑ፣

• የተጣጣመ  - ካለው የፋይናንስና የአፈፃፀ ስርዓት ጋር የሚሄድ መሆኑ፣

• የሚነፃፀር - በተለየዩ ጊዜያት ከተሠበሠቡ ሌሎች መረጃዎች ጋር ለማነፃፀር የሚያስችል መሆኑ፣

• ቀላል - ለማስላትና ለመተርጎም ቀላል የሆነ መሆኑ፣

• ጠቃሚ የሆነ የአፈፃፀም እርምጃን በትክክል በየጊዜው መዝግቦ ሊለካ የሚችል መሆኑ፣

5.3.3. ቁልፍ የአፈፃፀም መለኪያን መምረጥ 

አጠቃላይ የአፈፃፀም መለኪያዎች (set of performance measures) ከተሰበሰበ በኋላ ቁልፍ መለኪያን መምረጥ አስፈላጊ ነው፡፡ ዞሮ ዞሮ መለኪያዎች የበላይ አመራሩን እና የውጪ አካላትን የመረጃ ፍላጎትም ማርካታቸው የግድ ስለሚሆን የሁሉንም አካላት የመረጃ ፍላጎት ማገናዘቡ አስፈላጊ ነው፡፡ ይህም ሲሆን ትኩረቱ ውጤት ላይ ሊሆን ይገባል፡፡ ለአንድ ተቋም ወይም ኘሮግራም የአፈፃፀም መለኪያ ዝርዝሮች ከተያዘ በኋላ ለተልዕኮና ዓላማ መሳካት በጣም ወሳኝ በሆኑት ላይ በማተኮር መምረጥ ያስፈልጋል፡፡ (የአፈጻጸም መለኪያ መፈተሻ ቅጽ ስዕ-09 ይመልከቱ)

የመለኪያዎችን የመረጃ ፍላጎት መለየት (Determine Data Requirement)

መለኪያዎች ከተመረጡ በኋላ የተቋሙ፣ የኘሮግራሙ እና/ ወይም የኘሮጀክቱ የመረጃ ፍላጎት መለየት አለበት፡፡ መሰብሰብ ያለበትን መረጃ ለማወቅ የሚከተሉትን ጥያቄዎች መመለስ ይገባል፡-

• በአሁኑ ወቅት ምን መረጃ  ተሰብስቧል፤ የተቋሙን፣ የኘሮግራሙንና የንዑስ ኘሮግራሙን ፍላጎት ያሟላል ወይ፣ 

• ምን አዲስ መረጃ መሰብሰብ ያስፈልጋል፣

• መረጃ ለመሰብሰብ ችግር አለ፤ ካለ ምንድንነው፣

• ባለው አሠራር የሚፈለግ መረጃን መሠብሠብ ይቻላል፣

• ለመረጃ መሰብሰብ ምን አዲስ ወይም የተሻሻለ ቅጽ ያስፈልጋል፣ 

• የአፈፃፀም መረጃ ሥርዓትን ለመምራት የሚያስፈልግ ሀብት ምንድነው፣

• የመረጃ መሰብሰብንና መተንተንን ሥራ የሚያቀላጥፉ ምን ያህል ኮምፒዩተሮች፣ ሶፍትዌሮች አሉ/ ያስፈልጋሉ፣

• መረጃ በየስንት ጊዜ ይሰበሰባል፤  በወር፣ በሩብ ዓመት፣ በዓመት፣

መረጃ መተንተን የበለጠ የሚጠቅመው የክትትል ሥራ ለሚያከናውነው አካል ወይም የሥራ መሪ ሲሆን ይህም የሆነበት ምክንያት፡-

• መረጃው አገልግሎት ላይ ውሎ በሚጠቅምበት መልክ የሚዘጋጅ በመሆኑና መረጃን ለመሠብሠብ፣ ለመተንተንና ሪፖርት ለማቅረብ ጊዜ ስላለ፣

• ሥራ መሪዎች መረጃዎችን እንዴት መጠቀም እንዳለባቸው ስለሚረዱ፣

• ሥራ መሪዎች ለሚያዘጋጁት ሪፖርት የሚጠቅማቸውን መረጃ ስለሚያውቁ፡፡

መረጃን ከምንጩ መሰብሰብ፣ ትክክለኛነቱ መረጋገጥና መተንተን አለበት፡፡ ይህም የሚሆነው፡-

• ሥራውን በበለጠ የሚያውቁት የሚፈፅሙት በመሆናቸው፣

• አገልግሎት ሠጪዎች መረጃ ለመሰብሠብ የሚያጋጥሟቸውን ችግሮች ለመለየትና መፍትሔም ሊያስገኙ ስለሚችሉ፣

• ሥራውን ከሚሠራው አካል ውጪ ሌላ አካል መረጃ ይሰብስብ ቢባል ከፍተኛ ወጪ የሚያስከትል በመሆኑ፡፡ (የአፈጻጸም መለኪያ መረጃዎች ማጠቃለያ ቅጽ ስዕ-1ዐ ይመልከቱ)

የአፈጻጸም መረጃ መነሻን (baseline) መወሰን

የአፈፃፀም መለኪያ ከተለየ በኋላ ቀጣዩ የአሁኑን አሠራር መፈተሽ ነው (አሁን የት ነው ያለነው?)፡፡ ከዚህ ፍተሻ የሚገኘው መረጃ ወደፊት ከምንደርስበት ዕድገትና መሻሻል ፍላጎት ጋር ተነፃፅሮ ይታያል፡፡ የአፈፃፀም መረጃ መነሻ በአብዛኛው የሚወስደው በጣም ቅርብ ከሆነው ካለፈው ዓመት ነው፡፡ መረጃው  ሊገኝ እስከተቻለ ድረስም ለዓመታት ወደኋላ መሄድ ይቻላል፡፡ በሌላ በኩል የቅርብ ጊዜ እንኳ  መረጃ ካልተገኘ አንዳንድ ጊዜ የኢንዱስትሪ አማካይ አሃዝ ይወሰዳል፡፡  ይህም ካልሆነ መነሻ የሚሆኑ መረጃዎች ይሰበሰባሉ፡፡ በማንኛውም ሁኔታ የሚፈለገው መረጃ  እየተሠበሠበ መሆኑ እስኪረጋገጥ ድረስ ተቻኩሎ ሥርዓቱን አውቶሜት ማድረግ አደገኛ ይሆናል፡፡

5.4. የላቀ ተሞክሮ (ቤንችማርኪንግ)

አንድ ተቋም በውድድር ዓለም እያለ የራሱን ውጤትና ዕቅድ ከሌሎች ተመሳሳይ ተፎካካሪዎች ጋር ማገናዘብ አለበት፡፡ ይህ ሳይደረግ የሚጠናቀቅና የሚተገበር ዕቅድ የተወዳዳሪነት ብቃትን ለማሻሻል አይረዳም፡፡

5.4.1. ግብን ለማስቀመጥ የላቀ ተሞክሮን መጠቀም

ይህ አሰራር በመጀመሪያ ምርጥ የሚባል ተሞክሮን ፈልጎ ማግኘትና እንዴት እዚያ ሊደረስ እንደተቻለ በማወቅ በቂ ትምህርት/ ዕውቀት ማግኘትን የሚጠይቅ ነው፡፡ የምርጥ ተሞክሮ ልምድ የሚወሰድባቸውን አካላት/ አጋሮች/ ተወዳዳሪዎች ማንነት ለማወቅ የሚከተሉትን ዘዴዎች መጠቀም ይቻላል፡፡

• ቀደም ተብሎ ከተካሄዱ ጥናቶችና ከአማካሪዎች፣

• በተለያዩ ማኅበራት ከተዘጋጁ ጽሁፎች፣

• ከተዘጋጁ የብቃት ልኬት ደረጃዎች፣

• በዕውቅና ሽልማት ያገኙ ድርጅቶች፣

• ከጽሁፎችና ከመንግሥት መገናኛ ብዙሀን፣

• ከመረጃ መረብ (ኢንተርኔት)፣

በተወዳዳሪነታቸው አንቱ የሚባሉ ተቋማት የላቀ ተሞክሮ ጥናት አንድ ጊዜ አካሂደው የሚቀመጡ አይደሉም፡፡ እንዲያውም እንደቀጣይ ሂደት ይመለከቱታል፡፡ በእርግጥም ቀጣይነት ያለው ሂደት ነው፡፡ የላቀ ተሞክሮ ሂደት የሚከተሉትን አራት ደረጃዎች (steps) ይይዛል፡-

ሀ. ማቀድ 

• የጥናቱን ስፋት/ ይዘት መወሰን፣

• ቡድን መመስረትና እና አስፈላጊ ሀብት/ በጀት መመደብ፣

• ለማጥናት የተፈለገውን ሂደት መተንተን፤ መወሰን፣ እንደዚሁም የላቀ ተሞክሮ የሚወሰድባቸውን ተቋማት መለየት/ መምረጥ፣

• መረጃ የሚሠበሠብበትን ዘዴ ማስቀመጥ፣

ለ. መረጃ መሰብሰብ

• በመጀመሪያ ዙር  በተሠበሠበ መረጃ  መነሻ የላቀ ተሞክሮ አጋር መምረጥ፣

• አዲስ የመረጃ  መሠብሠቢያ ዘዴና ስትራቴጂ ማስቀመጥ፤

• የሁለተኛ ዙር መረጃ መሰብሰብና ማጠናቀቅ፣

ሐ.  መተንተን

ከላቀ ተሞክሮ የተገኘውን መረጃ ከራስ ተቋም የአፈፃፀምና አሠራር መረጃ ጋር በማመሳከር አንድነትና ልዩነቱን ማስቀመጥ የመጀመሪያ ተግባር ነው፡፡ ከላቀ ተሞክሮ የተገኘውን መረጃ ከተቋም መረጃ ጋር የማነፃፀር ሥራ ከተሠራ በኋላ የሥራ ኃላፊዎችም ሆነ ሠራተኞች ከላቀ ተሞክሮ ከተገኘው ምርጥ አፈፃፀም ላይ ለመድረስ ምን መሰራት እንዳለበት ግንዛቤ መውሠድ አለባቸው፡፡ በምርጥ ተሞክሮና በነባሩ መካከል ያለው ክፍተት ለመሻሻል ያለውን ዕድል ያመላክታል፡፡

 

መ. የአፈፃፀም ግብ መጣል (Setting targets)

የአፈፃፀም ግብ በአንድ በተወሰነ ጊዜ ሊደረስበት የታሰበውን አሃዛዊ ውጤት የሚያመላክት እንደመሆኑ የላቀ ተሞክሮ ግብን ለመጣል አስፈላጊ ነው፡፡ ስለዚህ ይህ ግብ በጥንቃቄ ሊመረጥ ይገባዋል፡፡ የላቀ ተሞክሮ ግቦችን ለመምረጥ የሚከተሉትን ስልቶች ወይም መስፈርቶች መጠቀም ይቻላል፡፡

• ግቡ የሚዘጋጀው ስራው በሚመለከተውና ተጠያቂነት በሚኖርበት አካል ነው፣

• ከደንበኞችና ከባለድርሻ አካላት ግብዐት ወይም ግብረ መልስ መያዝ ያስፈልጋል፣

• በዓመቱ መጨረሻም ሆነ በመካከል ሊደረስባቸው የታሰቡ ግቦችን ማካተት ያስፈልጋል፣

• እስከተቻለ ድረስ የሚጣለው ግብ  ከላ ተሞክሮ መመንጨት አለበት፣

• ዓላማና ግቦች ሲቀመጡ መሣካት የሚችሉ መሆን አለባቸው፣

• ግቡ ልምድንና  የሚጠበቀውን ውጤት ባገናዘበ ሁኔታ ሊሻሻል ይችላል፣

• ግቡ ውጤታማነት እንዲጨምር ማስቻል አለበት፡፡
  

ክፍል ስድስት

6. ወደታለመው ግብ እንዴት እንደርሳለን 

6.1. መርሃ-ግብር 

ወደታለመው ግብ የሚያደርሱን ስትራቴጂክ ዕቅዱን ለማስፈፀም የተዘጋጁ ዝርዝር መርሃ-ግብሮች ናቸው፡፡ መርሃ-ግብሮች ዓላማዎችንና ግቦችን ለማሣካት የሚያስችሉ ስልቶችን፣ ዘዴዎችን፣ ዝርዝር ተግባራትን፣ ኃላፊነቶችንና ተጠያቂነቶችን የሚያካትቱ ናቸው፡፡ ከዚህም በተጨማሪ ዕቅዱ ታሣቢ ያደረጋቸውን ጉዳዮች ያሣያሉ፡፡

6.2. ስትራቴጂ መቅረፅ 

ዝርዝር መርሃ-ግብር ለማዘጋጀት የሥራ ኃላፊዎች እና ሠራተኞች ወደሚፈለገው ውጤት (desired results) እንዴት ለመድረስ እንደሚችሉ መገንዘብ አለባቸው፡፡ የስትራቴጂ አማራጮችን ከወጪ፣ ከሚገኙ ጥቅሞች፣ ሊያጋጥሙ ከሚችሉ ጥሩና መጥፎ ጎኖች አንፃር በመገምገምና በመመዘን የተሻለውንና ውጤት ሊያመጣ የሚያበቃውን ስትራቴጂ መቅረፅና መምረጥ አለባቸው፡፡ 

የሚከተሉትን ጥያቄዎች መመለስ ከሚኖሩት አማራጭ ስትራቴጂዎች መካከል የተሻለውን ለመምረጥ ያግዛል፡- 

• ስትራቴጂው (course of action) ቢመረጥ ግቦቹን ማሳካት ይቻላል፣

• የስትራቴጂው ወጪና ጥቅም (Cost and benefits) ምንድነው፣

• ስትራቴጂው በሌሎች ግቦች ተፈፃሚነት ላይ የሚያሣድረው አዎንታዊና አሉታዊ ተፅዕኖ ምንድነው፣

• ተቋሙ ስትራቴጂውን ለመተግበር ይችላል፤ ካልቻለ ምን መደረግ አለበት፣

• ለውጥ ማድረግ አስፈላጊ ከሆነ ምን ያህል ጊዜ ይወስዳል፣ ለውጡ ሲደረግ የሚከሠቱ ሌሎች ችግሮች (constraints) አሉ፣

• እንዲሣካ የሚፈለገው ውጤት/ግብ የሌሎች ግቦችን በቅድሚያ መሳካት የግድ የሚል ነው፣

• ስትራቴጂው ተግባራዊ ከተደረገ በኋላ የአሠራር ለውጦችን ማድረግ ያስፈልጋል፣ ካስፈለገስ ለውጦቹ በተቋሙ ላይ ምን ፋይዳ ይኖራቸዋል፣

• ስትራቴጂውን ተግባራዊ ለማድረግ ምን ተዋረዶችን (steps) መከተል ያስፈልጋል፤ እያንዳንዱ ደረጃስ ምን ያህል ጊዜ ይወስዳል፣ 

የሀብት አመዳደብ፡- ስትራተጂዎችን ተግባራዊ ለማድረግ ምን ዓይነትና ምን ያህል ሀብት    እንደሚያስፈልግ መታወቅ አለበት፡፡ ለሚከተሉት ጥያቄዎች የሚሠጥ መልስ የእያንዳንዱን ስትራቴጂ የሀብት ፍላጎትን ለማስቀመጥ ይጠቅማል፡፡

• መርሃ-ግብሩን ለማስፈፀም የሚያስፈልግ ሀብት/በጀት፣ የሰው ኃይል፣ ስልጠና፣ ፋሲሊቲ፣ ሃርድዌር፣ ሶፍትዌር እና ሌሎች መሣሪያዎች/ አለ ወይ፤ ከሌለ እንዴት የሚያስፈልገውን ሀብት ማግኘት ይቻላል፤ በተቋሙ ያለውን ሀብት እንደገና ማደላደል ይቻላል፣

• የመረጃ  መሳሪያዎች (ሃርድዌር፣ ሶፍትዌር፣ ወዘተ…) የሚያስፈልጉ ከሆነ በዓመታዊ የመረጃ የቴክኖሎጂ  ዕቅድ ውስጥ ይንፀባረቃሉ፣

• የስትራቴጂው ፋይዳ (impact) ምንድነው፤ ምን ያህል ተጨማሪ ፈንድ ያስፈልገዋል፣

የአማራጭ ስትራቴጂዎች ወጪ፣ የሚስገኙት ጥቅም፣ ሊያጋጠሙ የሚችሉ ችግሮች፣ የጊዜ ገደብ፣ የሚያስፈልገው ሀብት ከተገመገመ በኋላ ከሁሉም የተሻለው ስትራቴጂ ይመረጣል፡፡ በመቀጠል ግቦችን ለማሣካትና ስትራቴጂውን በተሳካ ሁኔታ ለመተግበር የሚቻልባቸውና የሚያስፈልጉ ሂደቶች (steps) መቀመጥ አለባቸው፡፡ እነዚህ በዝርዝር መርሃ-ግብር የሚታዩ ተጨባጭ ተግባራት ናቸው፡፡

መርሃ-ግብር በዝርዝር አፈፃፀም፣ በመመሪያዎችና በሂደቶች (process) ላይ የሚያተኩሩ ይሆናሉ፡፡ መርሃ-ግብር እያንዳንዱን ተግባር ማን እንደሚያከናውንና መቼ እንደሚጠናቀቅ ያሳያል፡፡

የሚከተለው መርሃ-ግብርን ለማስፈፀም  ከሚያስችሉ አማራጭ/አሠራሮች አንዱ ነው፡፡

        ሀ.  መርሃ-ግብሩን የሚፈፅመውን ለይቶ ኃላፊነት መስጠት 

• በመርሃ-ግብሩ የተካተቱትን ዝርዝሮች ማን ያስፈፅማል? 

• ማን ኃላፊነት ይወስዳል ወይም ተጠያቂ ይሆናል?

ለ.  መርሃ-ግብሩን በዝርዝር ማስቀመጥ 

• ለመርሃግብር መጠናቀቅ ሃላፊነት የተሰጠው  ሠራተኛ ወይም ቡድን እንደዚሁም እያንዳንዱ የመርሃግብር ደረጃ የሚጠናቀቅበትን ጊዜ መለየት ያስፈልጋል፡፡

• እያንዳንዱ ዝርዝር ሥራ የሚጀምርበትና የሚጠናቅቅበት ቀን በግልፅ መቀመጥ አለበት፡፡

ሐ.  መርሃ-ግብሩን ለማጠናቀቅ የጊዜ ገደብ ማስቀመጥ

• መርሃ-ግብሩ በሙሉ መቼ ይጠናቀቃል?

• መርሃ-ግብሩን ለመፈፀም ኃላፊነት የተሠጠው ሠራተኛ ወይም ቡድን በታሰበው ጊዜ ይጠናቀቃል ብሎ ያምናል?

• መርሃ-ግብሩ እንዲጠናቀቅ የሚጠበቅበት ጊዜና በመርሃ-ግብሩ የተካተቱ ዝርዝር ተግባራት የሚጠናቀቁበት ጊዜ የተጣጣመ ነው?  ካልሆነ ምን ይደረጋል?

መ.  የመርሃ-ግብሩን ፋይዳና የሚያስፈልገውን ሀብት መወሰን፣ 

• መርሃ-ግብሩን ለመተግበር ኃላፊነት የተሰጠውን ሠራተኛ ወይም ቡድን፣ የትግበራ ፋይዳ እና ዕቅዱን ተግባራዊ ለማድረግ የሚያስፈልገውን ሀብት መወሰን ያስፈልጋል፣

• መርሃ-ግብሩ የካፒታልና የመደበኛ በጀት እንዲሁም የሰው ሀብትና የመረጃ ፍላጎት ለማወቅና ለመወሰን መነሻ መሆን አለበት፤ (የመርሃ-ግብር መፈተሻ ቅጽ ስዕ-11 ይመልከቱ)

ማጠቃለያ

መርሃ-ግብርን ማደራጀት (Organize the action plan)

ለእያንዳንዱ ግብ፣ ዓላማና መርሃ-ግብር ቅደም ተከተል ለማስቀመጥ ቀላል የሚሆነው የአሃዝ አሠጣጥ ሥርዓት (Numbering system) ነው፡፡ 

ለምሣሌ

• ዓላማ

1፣2፣3 ወዘተ... ተብሎ ሊቀመጥ ይችላል፣

• ግብ

ከእያንዳንዱ ተዛማጅ ዓላማ ጋር ተጣምሮ ሊቀመጥ ይችላል፡- ለግብ 1 የሚሰጠው ቁጥር 1.1 ይሆናል፡፡ ይህም በዓላማ አንድ ስር መሆኑን ያሣያል፡፡

• መርሃ-ግብሮች (action steps)  በየትኛው ዓላማና ግብ ሥር ያሉ  መሆናቸውን የሚያሣይ አሃዝ አሠጣጥ መከተል ይቻላል፡፡ ለምሳሌ 1.1.1 መርሃ-ግብሩ ከዓላማ 1 እና ከግብ 1.1 ስር መሆኑን ያመለክታል፡፡

• በመርሃ-ግብር ውስጥ የተካተቱት አብዛኛዎቹ  መረጃዎች ለክትትል (monitoring) የሚጠቅሙ ስለሆነ  ተቋሙ ሁለቱንም ለመጠቀም በአንድ ቅጽ ለማዘጋጀት ይችላል (የመርሃ-ግብር ማቅረቢያ  በቅጽ ስዕ-12 ይመልከቱ)፡፡

ክፍል ሰባት

7. እንዴት የዕቅድ አፈፃፀም ሂደትን አቅጣጫ ማስያዝ ይቻላል?  

የዕቅድ አፈፃፀምን የመከታተል ስርዓት (Tracking System) የስራን እንቅስቃሴ/ ሂደት መከታተል፣ የሥራ አመራር (management) መረጃን ማደራጀት እና ዕቅድ በታለመለት አካኋን  እንዲሄድ ማድረግ ነው፡፡ ዓላማና ግብ ለማሳካት የሚደረግ የስራ እንቅስቃሴ የሚፈለገውን  አቅጣጫ መያዙን የመከታተልና ውጤት እንዲያመጣ የማድረግ ኃላፊነት ዕቅዱን የሚፈፅመው ሠራተኛና ኃላፊ ነው፡፡  የመርሃ-ግብር ክትትል የሚደረገው በየወሩና በሩብ ዓመት ነው፡፡ ከዚያም ባነሠ ጊዜ ክትትል ማድረግ እንደ መርሃ-ግብሩ ባሕሪ ሊታይ ይችላል፡፡

 

የመርሃ-ግብር አፈፃፀምን መከታተያ ሠነድ የሚከተሉትን ይይዛል

• ዓላማ፣

• ግብ፣

• የአፈፃፀም መለኪያ፣

• መርሃ-ግብር/ የስራው ፈፃሚ፣ ኃላፊነት፣ የስራ ክፍል ወዘተ…፣

• እስካሁን በተከናወኑ ተግባራት ላይ ማብራሪያና መግለጫ፣

• ስራው ስላለበት የአፈፃፀም ደረጃ መረጃ፣

ሠነዱ የተፈፀሙና ያልተፈፀሙትን ለይቶ ማቅረብ አለበት፡፡ እንደዚሁም ከጊዜያቸው በፊት የተጠናቀቁ ካሉ ማሳየት፣ ሥራዎች በአግባቡ እየሄዱ ካልሆነ ለምንና ሁኔታውን ለመለወጥ እየተደረገ ያለውን ጥረት መግለጽ አለበት፡፡ በአፈፃፀም የተቋረጡም ካሉ መገለጽ ይኖርበታል፡፡ በዚህ ሠነድ ተካትተው የሚቀርቡ መረጃዎች በጣም አጭር ነገር ግን የበላይ አመራር በቀላሉ የሚረዳቸውና የማስተካከያ እርምጃ ለመውሰድ የሚያስችሉት መሆን አለባቸው፡፡

7.1. የአፈፃፀም መለኪያዎችን መከታተል 

በዓላማዎች፣ ግቦችና መርሃ-ግብሮች አተገባበር ላይ አጠቃላይ ክትትል ከማድረግ በተጨማሪ የአፈፃፀም መለኪያዎችን መሠረት በማድረግ ዝርዝር ክትትል ማድረግ ያስፈልጋል፡፡  ከእያንዳንዱ የአፈፃፀም መለኪያ አንፃር መረጃዎችን በመሰብሰብ በየወቅቱ ሪፖርት መቅረብ አለበት፡፡  የአፈፃፀም መለኪያዎችን መሠረት በማድረግ የሚዘጋጅ ሪፖርት በሠንጠረዥ ወይም  በግራፍ ሊቀመጥ ይችላል፡፡

በአፈፃፀም ክትትል ሪፖርት ላይ የሚቀርበው የክንውንና ዕቅድ ንጽጽር በየወቅቱ ለሚደረገው የስትራቴጂክ ዕቅድ እና የዕቅድ አዘገጃጀት ግምገማ መሠረት ነው፡፡  በወርና በሩብ ዓመት ዕቅድ አፈፃፀም ሪፖርት  ላይ የሚገለፁ ሆነው ያልተከናወኑ ተግባራትን ከነምክንያታቸው  የሚያሣዩት መረጃዎች የበላይ አመራሩ ፖሊሲ፣ መመሪያን፣ ዓላማና ግብን  መከለስ ወይም ማሻሻል አስፈላጊ ሲሆን ተገቢውን ለመፈፀም ይጠቅመዋል፡፡ የአፈፃፀም ሂደትን አቅጣጫ ማስያዝ (tracking performance) እና ውጤትን (result) ሪፖርት ማድረግ በስትራቴጂክ ዕቅድ የተቀመጠን ዓላማ ከማሳካት አኳያ የአፈፃፀም ሂደትን ለመመዘን ጠቃሚ አሠራር ነው፡፡ ስለዚህ፡-

• ሪፖርት የሚቀርብበትን የጊዜ ገደብ ማስቀመጥ፣

• የመረጃ መሰብሰብና ማደራጀት ስራ ቀጣይነትን ማረጋገጥ (ሠራተኛ በሚለዋወጥበት ጊዜና አዲስ ሠራተኛም ሲቀጠር)፣

• ውጤታማ የሆነ የውስጥ ቁጥጥር ስርዓት መኖሩን፣ ትክክለኛ መረጃ በተገቢው ሁኔታ መሰብሰቡንና በትክክል ሪፖርት መደረጉን ማረጋገጥ በጣም አስፈላጊ ነው፡፡

በእያንዳንዱ የአፈፃፀም መለኪያ አንፃር ክንውኑን ከታቀደው ጋር በማነፃፀር  ውጤቱ ሪፖርት ሊደረግ ይገባል፡፡ የዕቅድና ክንውን ልዩነትን ለመገምገም የሚከተሉት ጥያቄዎች መመለስ አለባቸው፡፡

• የአሁኑ ክንውን ካለፉት ወቅቶች አፈፃፀም ጋር ሲነፃፀር ምን ይመስላል፣

• ልዩነቱ ከግብ ስኬት/ ውጤታማነት አንፃር አሣሣቢ ነው፣

• ውጭያዊ ሁኔታዎች በአፈፃፀሙ ላይ ያሳደሩት ተጽዕኖ ግቡ እንዳይሳካ አድርጓል ወይ፣

• የአፈፃፀም ልዩነቱ ምንጭ የአስተቃቀድ ችግር ነው፣

• የአፈፃፀም መረጃ በየስንት ጊዜና በምን ዓይነት ቅፅ  ይዘጋጃል፣

• ከአፈፃፀም ጉድለቱ የሚከሠት ያልተጠበቀ ውጤት ይኖራል፣ 

• የመረጃዎች ትክክለኛነት የሚረጋገጠው እንዴት ነው፤ ምን ዓይነት ቁጥጥርና ኦዲት ተገቢ ይሆናል፣

• የአፈፃፀም አዝማሚያውን የሚያስረዱ ምን ዓይነት መረጃዎች ያስፈልጋሉ፣

• ስትራቴጂውን በመተግበር ምን ዓይነት ያልታሰቡ ውጤቶች ሊያጋጥሙ ይችላሉ፤ እንዴት እነዚህን መከላከል ይቻላል፣

• ኘሮግራም ለመገምገም፣ ለማሻሻል እና ለመለወጥ መረጃዎችን  እንዴት እንጠቀማለን፣

• የተያዘው ኘሮግራም ውጤት የሌለው  መሆኑን  እንዴት ማወቅ ይቻላል፤ ለማስተካከልና ለማሻሻልስ ምን መደረግ አለበት፣

7.2. ውጤትን ሪፖርት ማድረግ 

የአፈፃፀም መረጃ እንዴት እንደሚሰበሰብና ሪፖርት እንደሚደረግ እያንዳንዱ ተቋም የራሱ መመሪያ ያስፈልገዋል፡፡ ለእያንዳንዱ መለኪያ ቢያንስ በዓመት መረጃዎች ይሰበሰባሉ፡፡ ለአንዳንዶቹ በዓመት ውስጥ ብዙ ጊዜ የሚሰበሰብበት ሁኔታዎች ሊኖር ይችላል፡፡ ለምሣሌ፡- ለበላይ ሥራ አመራሩ በቁልፍ  መመዘኛዎች  ሪፖርቶች በየወሩ፣ በሩብ ዓመት ወይም በግማሽ ዓመት ይቀርባሉ፡፡

ሀ. ለውጭ የሚቀርብ ሪፖርት፣   

ባለድርሻ አካላት፣ ፖሊሲ አውጭዎች ወዘተ… በተቋሙ የሚካሄዱ ኘሮግራሞች በጥሩ ሁኔታ እየሄዱ መሆናቸውን ማወቅ ይፈልጋሉ፡፡  የአፈፃፀም መለኪያዎች ተከታታይ መሻሻል ካሣዩና ለውጤቱም ፋይዳ ያላቸው ከሆነ ባለድርሻ አካላትም አመኔታ እንዲኖራቸው ያደርጋል፡፡

ለፖሊሲ አውጭዎች የሚቀርበው ሪፖርት ግልጽና አጭር መሆን አለበት፡፡ መረጃዎች በግራፍ የሚቀርቡ ከሆነ ሪፖርቶችን በቀላሉ መረዳት ያስችላል፡፡ ውጤት ሪፖርት ሲደረግ መረጃው የተብራራ መሆን አለበት፡፡ የሁሉንም ውጤቶች አፈፃፀም ለክቶና ትክክለኛ ምክንያትና የሚያመጣውን ውጤት/ ችግር አያይዞ ማቅረብ አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል፡፡ መለኪያዎቹ ያሉባቸውን ውስንነቶች /limitations/ መግለፅና ያልተጠበቁ ውጤቶች ላይ ማብራሪያ ማቅረብ ያስፈልጋል፡፡

የሚከተሉት ነጥቦች ውጤትን ሪፖርት ለማድረግ ይረዳሉ፡- 

• የግቦችን ዕቅድና ክንውን ማካተት፣

• ክንውኑ ከዕቅዱ ሰፊ ልዩነት ካለው ማብራሪያ ማቅረብ፣

• አቀራረቡ ቀላልና ማንም ባለድርሻ አካል እንዲረዳው በሚያደርግ መልክ መሆኑን ማረጋገጥ፣

• የተጠቃለሉ እና ዝርዝር መረጃዎች ለአንባቢው ስለአፈፃፀሙ የተሻለ ግንዛቤ የሚሠጡት መሆኑን ማረጋገጥ፣

• ቀድሞ በቀረበው ሪፖርት ላይ ግብረ-መልስ መሰብሰብ ተችሎ ከሆነ ግኝቱንና ፋይዳውን ማሣየት፣
  

ለ. የውስጥ ሪፖርት ፡- 

የውስጥ ሪፖርት የተለያዩ ጉዳዮችን ሊያካትት ይችላል፡፡ ከነዚህ ውስጥ ዋናዎቹ የአፈፃፀም  ግምገማ፣ የዕቅድና የበጀት ተግባራት እና የማሻሻያ ተግባራት አፈፃፀም ይሆናሉ፡፡ ይህ ለኘሮግራም መሪዎች ወይም ኃላፊዎች የሚቀርብ ሪፖርት ዝርዝር የወቅቱን የስራ እንቅስቃሴ የሚያሣዩ መረጃዎችን  ስለሚይዝ ለፖሊሲ አውጪዎች ከሚቀርበው የተለየ ሊሆን ይችላል፡፡

  

በማንኛውም ጊዜ የውስጥ ሪፖርቶች ትክክለኛውን ሁኔታ በግልፅ የሚያስቀምጡና ጉድለቶችንና ችግሮችን አንጥረው በማውጣት ለመፍትሄ አሠጣጥ የሚያግዙ መሆን አለባቸው፡፡

አፈፃፀም ዝቅ በሚልበት ጊዜ መረጃን በመቀየር እውነታውን ከመደበቅ ወይም ከመደናገጥ እውነቱን አውቆ ለማረም መዘጋጀት የበለጠ ዋጋ እንዳለው መረዳት ያስፈልጋል፡፡ በመሆኑም አፈፃፀም ሲያንስ የሚከተሉትን ማድረግ ይበጃል፡፡

• መረጃዎች ራሳቸው እንዲናገሩ ማድረግ፣ 

• ዝቅተኛ አፈፃፀም በተመዘገበበት ምክንያት ላይ በድፍረትና በግልፅነት መወያየት፣

• ሰዎች እንዴት እንደሰሩ ማሣየት፣ 

• ማብራሪያ መጠየቅና ማብራሪያ መስጠት፣

• ከዚህ በተለየ ምን ሊሠራ እንደሚችል መለየት፣ 

• ለወደፊት ግልፅ ማሻሻያዎችንና ማሻሻያዎቹ የሚፈፀሙበትን አሠራር ከሥራ ባለቤት ጋር ማስቀመጥ፣

• በተደጋጋሚ ለውጤት ማነስ ምክንያት የሚሆኑ ችግሮች ላይ ውሣኔ መስጠት፣

በመመሪያው እዚህ ቦታ ላይ ስንደርስ አንድ ስትራቴጂክ ዕቅድ ሊይዝ የሚገባውን ሁሉ እንደያዘ ማረጋገጥ ይቻላል፡፡ ይሁንና የዕቅዱን ተፈፃሚነት ለማረጋገጥ የሚያስችል የክትትልና ግምገማ ሥርዓት ኖሮ በጥብቅ ያለማቋረጥ ሥራ ላይ ካልዋለ የስትራቴጂክ ዕቅድ ሠነዱ የወረቀቶች ክምር ከመሆን አያልፍም፤ ኃላፊነትንና ተጠያቂነትንም ማስፈን አይቻልም፡፡

7.3. ስትራቴጂክ ዕቅድን የጋራ መሥሪያ ሠነድ ማድረግ 

ውጤታማ የስትራቴጂክ ዕቅድ ትግበራ በውጤታማ ኮሙኒኬሽን ይወሰናል፡፡ የስትራቴጂክ ዕቅድ በተቋም ደረጃ ተዘጋጅቶ ለሚመለከታቸው ተዋናዮች መሰራጨት አለበት፡፡ ማናጀሮችና ሠራተኞች ስትራቴጂክ ዕቅዱን ተረድተው የራሳቸውንም ሚና መለየት አለባቸው፡፡ ዕቅዱ በተቋሙ ውስጥ ላሉ የሠራተኞች የቀን ተቀን እንቅስቃሴያቸው መሠረት መሆን አለበት፡፡

የግቦችና ዋና የአፈፃፀም መለኪያዎች እንደዚሁም የተገኙ ውጤቶች በየዓመቱ በተቋም መጽሄት በዝርዝር ታትመው ባለድርሻ አካላት እንዲያውቋቸው መደረግ ይኖርበታል፡፡

 

ዕቅድን የጋራ ሠነድ ለማድረግና መግባባት ለመፍጠር የሚከተሉት መፈፀም አለባቸው፡፡

• ሠራተኞችና ኃላፊዎች በዕቅዱ ላይ በቂ ግንዛቤ እንዲያገኙ ማድረግ፣

• የሥራ ኃላፊዎች የዕቅዱን ኮፒ እንዲያገኙ ማድረግ፣

• ዋና ዋና ግቦችና ወሣኝ ተግባራት በሥራ ሂደት፣ በኘሮግራም፣ በኘሮጀክት ተከልለውና በአጭሩ በበራሪ ወረቀት /ብሮሹር/ ተዘጋጅተው በዓመቱ መጀመሪያ ለሠራተኞችና ኃላፊዎች እንዲታደሉ ማድረግ፣ 

• የአፈፃፀም ግምገማ በየደረጃው ማድረግና ከግምገማው መንጭተው የወጡ ዐበይት ጉዳዮችን ሁሉም የተቋሙ ማኅበረሰብ እንዲያውቃቸው በማድረግ የተሻለ ልምድን ማካፈል፡፡

የተለያዩ የማስተዋወቂያ ዘዴዎችን በመጠቀም ዕቅዱን ከተቋም ውጭ ላሉ አካላት ማስተዋወቅ ግንዛቤያቸው እንዲያድግ ከማድረጉም በላይ ዕቅዱን እንዲደግፉ ያደርጋል፡፡ ተቋምን የማስተዋወቅ ስራ በሚከተሉት መንገዶች ማከናወን ይችላል፡፡ 

• የተቋምን ተልዕኮ በletter head  and business cards በመፃፍ፣

• በተቋሙ መጽሄት ላይ ስለዕቅዱ ጽሁፎች በማውጣት፣

• በኮሙኒቲ/ በሕዝብ ስብሰባዎች ላይ ስለዕቅዱ መግለጫ በመስጠት፣

• አጭር የዕቅድ መግለጫ (brochure) በማዘጋጅት ፍላጎት ላላቸው ሰዎችና ተቋማት በማሰራጨት፡፡

አባሪዎች፡   ቅጾች

ቅጽ ስዕ-01

 የውስጥ/ የውጭ ቅኝት ማከናወኛ ቅጽ

INTERNAL/ EXTERNAL ASSESMENT WORKSHEET

ውስጣዊ	ጠንካራ ጎኖች	ድክመቶች
ውጫዊ	መልካም ዕድሎች	ሥጋቶች

ቅጽ ስዕ-02

 የተገልጋዮችና የባለድርሻ አካላት ፍላጎት መለያ ቅጽ

Service users/STAKeHOLDER IDENTIFICATION WORKSHEET

የውስጥ ደንበኛ	ደንበኛው የሚጠብቀው/ የሚፈልገው	የቅድሚያ ደረጃ
የውጭ ደንበኛ	ደንበኛው የሚጠብቀው/ የሚፈልገው	የቅድሚያ ደረጃ
ባለድርሻ አካል	ባለድርሻ አካልሉ የሚጠብቀው/የሚፈልገው	የቅድሚያ ደረጃ

ቅጽ ስዕ-03

   የተልዕኮ መፈተሻ ቅጽ

MISSION STATEMenT CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
ተልዕኮው የተቋሙን አገልግሎት  በግልጽ ያስቀምጣል/ያሳያል ?
የተቋሙ ሠራተኞች እንዴት ለተልዕኮው መሳካት አስተዋጽዖ ሊያደርጉ እንደሚችሉ በጥቅል ያሳያል ?
ተልዕኮው ለረጅም ጊዜ ሳይለወጥ ሊቆይ የሚችል ነው?
የበላይ ሥራ አመራር ለውጥ ቢኖር ተልዕኮው በሌላ  አካል ተቀባይነት ኖሮት ሊቀጥል ይችላል ተብሎ ይታመናል?
ለተቋሙ/ ለኘሮግራሙ/ ለኘሮጀክቱ መኖር ግልጽ ምክንያት አለ? የሚፈለገውን የመጨረሻ ስኬት አንጥሮ ተልዕኮው ያስቀምጣል?
የተልዕኮ መሳካት ለራዕይ እውን መሆን ያግዛል?
ተልዕኮው በተቋሙ ቢሮ ቢሰቀል ለሚያነበው ማንኛውም ሠው የሚገባ ነው?
ተልዕኮው እኛ ማን ነን፣ ምንና ለማን  እንሠራለን፣ ለምን እንሠራለን፣ ለሚሉት መልስ ይሰጣል?
ለምንሠራው ሥራ የሕዝብ ገንዘብ መጠቀማችንን ተገቢ ያደርገዋል?
በጋዜጣ ፊት ገጽ  ላይ ተልዕኮውን ብታይ ታፍራለህ?

የመፈተሻ ቅጹ ለተቋም፣ ለኘሮግራም እና  ለኘሮጀክት ያገለግላል፡፡

ቅጽ ስዕ-04

የራዕይ መግለጫ መፈተሻ ቅጽ

 

VISION STATEMENT CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
የራዕይ  መግለጫው የተቋሙ የወደፊት መድረሻ ምስል በግልጽ ያሳያል?
የራዕይ  መግለጫው የሚያነሳሳና ጥረት  የሚጠይቅ ነው?
የራዕይ  መግለጫው  ለማስታወስ በሚያስችል በአጭሩ የተገለፀ ነው?
የተልዕኮ መሳካት ለራዕይ እውን መሆን የሚረዳ ነው?

ቅጽ ስዕ-05

  የዕሴቶች መግለጫ መፈተሻ ቅጽ

Values CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
ዕሴቶች ለራዕይና ለተልዕኮ መሠረት ይሆናሉ?
በተቋሙ ያሉ ሠራተኞች ዕሴቶችን እንደ መርሆዎቻቸው ይጠብቃሉ?
ዕሴቶች የሠራተኛውን የላቀ ብቃት (Excellence) ለማምጣት የሚያበረታቱ ናቸው?
ዕሴቶቹ ደንበኛው እንዴት መስተናገድ እንዳለበት በግልፅ ያሳያሉ?
ዕሴቶቹ ሥራዎች በሚፈለገው የጥራት ደረጃ እንዲፈፀሙ ያመላክታሉ?

ቅጽ ስዕ-06

የዓላማ መፈተሻ ቅጽ

GOALS CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
ዓላማው የተልዕኮውን መሳካት ይደግፋል?
አላማው ሊለካ የሚችል ተፈላጊ ውጤትን ያሣያል ወይም ያመላክታል?
ዓላማው የሚያመለክተው ዐቢይ ሥራ ነው ወይስ ሰትራቴጂክ አቅጣጫን?
ዓላማው የሚያንጠራራ ቢሆንም የሚቻልና የሚደረስበት ነው?
ዓላማው በአንፃራዊነት ረዘም ያለጊዜ የሚፈልግ ነው? /ለምሳሌ ከሶስት እሰከ አምስት ዓመት/
ለአንድ ተቋም/ ኘሮግራም/ ኘሮጀክት ቢያንስ አንድ ዓላማ ተቀምጧል?
ዓላማው ለፖሊሲ አውጪዎችና ለሥራ አመራሩ ጠቃሚና አስፈላጊ ነው?
ከተቋሙ ጋር የማይተዋወቅ ማንኛውም ሰው ዓላማውን በቀላሉ ይረዳል?
በአጠቃላይ ዓላማዎቹ የተቋሙን የሀብት ድልድል ያመለክታሉ?
ዓላማው በአንድ ጉዳይ ላይ ብቻ የሚያጠነጥን ነው?
ዓላማው ተቋሙ ከተመሠረተበት የሕግ ማዕቀፍ ጋር ይጣጣማል?

የመፈተሻ ቅጹ ለተቋም፣ ለኘሮግራም እና  ለንዑስ ኘሮግራም ያገለግላል፡፡

ቅጽ ስዕ-07

የግቦች መፈተሻ ቅጽ

OBJECTIVES CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
ግቡ በግልፅ የተለዩ ተፈላጊ ክዋኔዎችን ይዟል?
ወደግቡ የሚደረገውን ጉዞ መለካት ይቻላል?
ግቡ የሚያንጠራራ ነገር ግን ደግሞ የሚያጓጓና በዕቅድ ዘመኑ ሊደረስበት የሚችል ነው?
ግቡ ከተግባር ይልቅ ውጤትን ያመለክታል?
ግቡን ለመፈፀም/ ለማጠናቀቅ የጊዜ ገደብ ተቀምጧል?
ግቦችን ለማሳካት ኃላፊነት ያለበት ተለይቶ ይታወቃል?
ግቡ ላይ መድረስ የዓላማን መሣካት ያስከትላል?
ለእያንዳንዱ ዓላማ ቢያንስ አንድ ግብ ተቀምጦለታል?
ተቋምን/ ኘሮግራምን/ ኘሮጀክትን የማያውቅ ማንኛውም ሠው ግቡን በቀላሉ ይረዳል?

የመፈተሻ ቅጹ ለተቋም፣ ለኘሮግራም እና  ለንዑስ ኘሮግራም ያገለግላል፡፡ 

ቅጽ ስዕ-08

የመለኪያዎች መፈተሻ ቅጽ

MEASUREmentS CHECHSHEET

	የውስጥ	የውጭ
ግብዐት (Input)
ውጤት (Output)
ስኬት (Outcome)
ስልጠት (Efficiency)
ጥራት (Quality)

ቅጽ ስዕ-09

 

የአፈጻጸም መለኪያ መፈተሻ ቅጽ

PERFORMANCE MEASURES CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
የክንውን መለኪያ ከተልዕኮው ጋር የተያያዘ ነው?
የክንውን መለኪያ ከዓላማው ጋር የተያያዘ ነው?
የክንውን መለኪያ ከግብ ጋር የተያያዘ ነው?
ለሥራ አመራሩ የክንውን መለኪያው ጠቃሚ ነውን?
እነዚህ የክንውን መለኪያዎች የተቋሙን/የኘሮግራሙን/የኘሮጀክቱን ቁልፍ ውጤት በትክክል ያንፀባርቃሉ?
ለእያንዳንዱ ዓላማ ቢያንስ አንድ ቁልፍ የክንውን መለኪያ አለው?

የመፈተሻ ቅጹ ለተቋም ለኘሮግራም፣ ለንዑስ ኘሮግራም እና ለኘሮጀክት  ያገለግላል፡፡

ቅጽ ስዕ-10

   የአፈፃፀም መለኪያ መመዘኛ መምረጫ/ መፈተሻ ቅጽ

SELECTION CRITERIA MATRIX WORKSHEET

የአፈፃፀም መለኪያ መረጃዎች ማጠቃለያ ቅጽ
ኘሮግራም/ንዑስ ኘሮግራም ስም________________________________________________________ ኘሮግራም/ንዑስ ኘሮግራም ተራ ቁጥር             ከ_____  ኘሮግራም ____   ንዑስ ኘሮግራም_______ የስራው ባለቤት ________________________   የስልክ ቁጥር ______________________________
የአፈፃፀም መለኪያ
1998 ክንውን	1999 ክንውን	2ዐዐዐ ክንውን	2ዐዐ1 የክንውን ግምት		2ዐዐ2 ዕቅድ		2ዐዐ3ዕቅድ	2ዐዐ4 ዕቅድ
የአፈፃፀም መለኪያ ርዕስ፡				የአፈፃፀም መለኪያ  ትርጉም፡
ዓይነት፡ ግብዐት __ ውጤት____ ስኬት  ___ ብቃት     ጥራት						የቁልፍ ጉዳዩች(Terms)  ፍቺ
ቁልፍ የአፈፃፀም መለኪያ፡  ተቋም__ ኘሮግ/ንዑስ ኘሮ __ ቁጥር___
መረጃ        በወር ___ በሩብ ዓመት ___ በዓመት____ ሌላ____ የሚሰበሰብበት
ለሪፖርት የሚያስፈልጉ
እንዴት የአፈፃፀም መለኪያ ይመዘናል						የመረጃ ምንጭ
ዓላማ/ ግብን ለማስቀመጥ የላቀ ተሞክሮ ተጠቅመዋል?    አዎ _____    አይደለም  _______ የተጠቀሙት የአፈፃፀም የላቀ ተሞክሮ ደረጃ (ስታንዳርድ)፡
መረጃ መሰብሰብ/ ተግብራዊ የማድረግ ጉዳዮች፡-
ተጨማሪ ማብራሪያ

ማስታወሻ፡ 

• ይህ ቅጽ  የዚህን የዓመት ግምት፣ ያለፉት ሶስት ዓመታት አፈጻጸም እና የሦስት ዓመት እቅድ ይይዛል፡፡  በየዓመቱም ቅጹ ወቅታዊ መደረግ ይኖርበታል፡፡

• በዚህ ቅጽ ከአፈጻጸም መለኪያ ጋር ተዛማጅነት ያላቸው መረጃዎች በዝርዝር ይተነተናሉ፡፡ ቅጽ   ለእያንዳንዱ የአፈጻጸም መለኪያ በተቋም፣ በኘሮግራም እና በኘሮጀክት ደረጃ  ይሞላል፡፡

ቅጽ ስዕ-11

የመርሃ-ግብር መፈተሻ ቅጽ

ACTION PLAN CHECKSHEET

መፈተሻ ጥያቄዎች/Test Questions	አዎ	አይደለም
መርሃ-ግብሩ የሚጠናቀቅበት ጊዜን አካቷል?
መርሃ-ግብሩ እንደጠቀሜታው ደረጃ ተለይቶ ተቀምጧል?
ለመርሃ-ግብሩ በተሟላ ሁኔታ መፈፀም  ሃላፊነት ያለበት አካል አካቷል?
መርሃ-ግብርን ለመፈፀም ተጨማሪ ሀብት ያስፈልጋል? ካስፈለገ ተጨማሪ ሀብት እንዴት እንደሚገኝ ዝግጅት ተደርጓል?
መርሃ-ግብሩ በቂ የሆኑ የአፈጻጸም ዕርምጃን ማሣየት የሚችሉ መስፈርቶች ተቀምጠውለታል?
መርሃ-ግብሩ ለግቦች መሳካት የሚያግዝ ነው?
መርሃ-ግብሩ ከዓላማው ጋር የተዛመደ ነው?

የመፈተሻ ቅጹ ለተቋም ለኘሮግራም፣ ለንዑስ ኘሮግራም እና ለኘሮጀክት ያገለግላል፡፡  

ቅጽ ስዕ-12

የመርሃ-ግብር ማቅረቢያ ቅጽ

                                               ኘሮግራም/ ኘሮጀክት ------------

ቀን ----------------------

    ዓላማ   ____________________________________________________________

 __________________________________________________________________________

       

     ግብ   ____________________________________________________________

                               ______________________________________________________________________

    ስትራቴጂ ___________________________________________________________

                              

የሚከናወኑ ተግባራት (action steps)	ፈፃሚ አካል/ የሥራ ባለቤት (persons responsible)	የሚጠናቀቅበት ጊዜ (due date)	የሚያስፈልግ ሀብት (resources needed)

ቅጽ ስዕ-13

የደንበኞች ቅሬታ መረጃ ማሰባሰቢያ ቅጽ

Customer complaints collection worksheet

ጊዜ	የቅሬታ ዓይነት 1	የቅሬታ ዓይነት 2	የቅሬታ ዓይነት 3	የቅሬታ ዓይነት 4	የቅሬታ ዓይነት 5	ሌሎች	ድምር
1ኛ ሣምንት
2ኛ ሣምንት
3ኛ ሣምንት
4ኛ ሣምንት
ድምር